第15章 紙の資料が通じない――プリントアウト文化の終わり
秋山昭人は、資料というものは、最後には紙で見るものだと思っていた。
画面で確認することはもちろんある。メールで受け取り、共有フォルダから開き、必要に応じて修正する。
それは分かっている。
だが、全体の流れをつかむとき、細かい誤字を拾うとき、ページの前後関係を見るとき、秋山の手は自然にプリンターへ向かっていた。
その日の午後、秋山は確認用の研修資料をまとめて印刷した。
プリンターの前に立つと、機械が低い音を立てて紙を吐き出していく。
秋山はその紙の束を受け取り、軽く端をそろえた。手に重みがあるだけで、資料の全体像をつかんだ気がする。
画面の中でスクロールしていたものが、紙になると急に仕事の形を持つ。秋山にとって、それは安心できる感覚だった。
席に戻ると、秋山は赤ペンを取り出した。
見出しの言い回しに丸をつけ、余白に「ここは具体例が必要」「この表現は少し弱い」と書き込む。気になるページには付せんを貼り、重要な箇所には線を引いた。赤字が増えていくほど、資料が自分の手になじんでいくような気がした。
一時間ほどして、小林美咲が秋山の席の横を通りかかった。
机の上には、印刷された資料、赤ペン、蛍光ペン、付せん、そしてクリアファイルが整然と並んでいる。秋山はすでに、修正済みのページを章ごとに分け、人数分コピーして配る準備まで始めていた。
「秋山さん、まさか配る予定ですか」
「はい。赤字を入れたので、みんなで見た方が早いと思いまして。紙なら、どこを直すか一目で分かります」
小林は、止めるべきか、まず見守るべきか一瞬迷った。
そのとき、近藤千翔が資料を一枚のぞき込んだ。
「すごい、赤いですね。先生の添削みたいです」
井上陽斗も横から顔を出した。
「秋山さん、これ紙のラスボス感ありますね。ファイルに綴じた瞬間、会議が長くなる予感がします」
「ラスボスって何だ。資料はちゃんと形にした方がいいだろう。画面だけだと、全体の流れが見えにくい」
秋山がそう言うと、相原愛奈が自分のノートパソコンを開いた。画面には、同じ研修資料が表示されている。
ただし、そこにはすでに近藤のコメント、早川の修正案、相原自身の追記が吹き出しのように並んでいた。
「これ、クラウド上で共同編集できます。コメントも残せますし、誰がどこを直したか履歴も見られます。紙に赤字を入れると、そのあと誰かが入力し直さないといけないので、二度手間になりやすいです」
「でも、紙の方が誤字には気づきやすいだろう。画面だと見落とすことがある」
「それは分かります」
相原はすぐには否定しなかった。
「紙で見ると気づけることはあります。ただ、紙だけで回すと、最新版がどれか分からなくなるんです。秋山さんの赤字版、近藤さんの修正版、私の追記版が別々に存在すると、最後にどれを正とするか確認が必要になります」
最新版。秋山は、その言葉に少しだけ引っかかった。
課長時代にも、似たような苦い経験があった。
会議直前に配った紙資料と、メールで送った修正版と、部下が共有フォルダに上げた最新版が微妙に違い、会議中に「どれを見ればいいんですか」と聞かれたことがある。
そのとき秋山は、部下の管理が甘いと思った。だが、もしかすると、管理を難しくしていたのは自分の紙の赤字だったのかもしれない。
近藤が、秋山の付せんを一枚見ながら言った。
「このコメント、すごく分かりやすいです。だからこそ、共有ファイルのコメント欄に入っていた方が、みんなが同じ場所で見られると思います」
「赤ペンを否定しているわけではありません」
小林が、秋山の表情を見て言った。
「秋山さんのように、紙で全体を見て、構成や言い回しに気づける力は大事です。ただ、その気づきを紙の上で止めてしまうと、チーム全体には届きにくくなります。今は、気づきをクラウド上に返して、みんなで同じ最新版を育てていくやり方が中心です」
「資料を育てる、ですか」
「はい。完成したものを配るというより、途中の状態を共有して、みんなで直していく感覚です。完成品を一人で作って渡すより、途中で見せてもらった方が、早くよくなることもあります」
秋山は、目の前の紙束を見た。
整っている。赤字も分かりやすい。付せんも丁寧に貼ってある。
自分としては、かなり親切な仕事をしたつもりだった。
だが、この紙束は、秋山の机の上にある限り、秋山の中にしか存在しない。誰かが入力し直すまで、チームの資料にはならない。
「じゃあ、この赤字を、共有ファイルにコメントで入れればいいんですね」
「そうです。必要なら、紙で見て気づいたことを整理してからでも大丈夫です。ただ、最終的には共有ファイルに戻す。そこまでが、今の資料確認です」
小林の言葉に、秋山はうなずいた。
紙で読むことは、古いだけではない。全体を俯瞰し、違和感を拾い、文章の流れを身体でつかむには、紙の方が向いている場面もある。
だが、その気づきを紙の束に閉じ込めたままでは、チームの知恵にはならない。
秋山は、赤字の入った紙を横に置き、共有ファイルを開いた。
最初は少しぎこちなかった。
付せんに書いた言葉を、そのままコメント欄に打ち込む。赤線を引いた箇所には、修正案を短く残す。重要だと思った構成上の指摘には、関係者をメンションした。
数分後、近藤からチェックのリアクションがついた。相原は「このコメント助かります」と返し、早川が別案を追記した。紙の上では秋山一人の赤字だったものが、画面の中で少しずつチームの会話に変わっていく。
秋山は、手元の紙束をもう一度見た。
紙は悪くない。赤ペンも悪くない。問題は、それを自分の机の上で完結させてしまうことだった。
資料は、完成品を配って終わるものではない。途中で見せ、意見を受け取り、履歴を残しながら、みんなで同じ最新版に近づけていくものなのだ。
プリントアウト文化が終わるというのは、紙を見る力を捨てることではない。
紙で気づいたことを、チームで使える形に戻すこと。秋山はその日、赤ペンをしまう前に、共有ファイルのコメント欄をもう一度確認した。
そこには、自分の赤字だけではなく、同期たちの視点も重なっていた。
資料は、紙の束から、チームで育てる場所へ変わっていく。秋山は、少し名残惜しそうに赤ペンを机の引き出しへしまった。だが、完全に手放したわけではない。必要なときに使い、気づいたことは共有する。
そのくらいの距離感が、今の資料との付き合い方なのかもしれなかった。
