情報運用部 2014年4月～2015年4月 ⑥
業務改善とは日々の仕事の処理や手続きを改善して業務を効率化しようとする運動である。
業績目標を埋めるほどにプロジェクトに参加できない人が業績評価シートを埋めるために目標として設定したりしている。
多くの場合は自分が担当の業務内で完結するように変更を加えて”改善できました！”とかやるのが通常である。
真面目に効果測定とかもしないので改善結果はいじりたい放題だった。
評価する側もそういうのがわかっているので深くは突っ込まなかった。
そもそもプロジェクトの数と言うのは一つの部署が頑張ったからと言って増えるものではない。
会社のIT投資予算にも限界があるし、部署ごとのパワーバランス、社内政治にも影響される。
そもそも新規のシステム構築の要望があるのか、規模はどんなものなのか、既存システムの機能改修がどれくらいあるのかというのも一部門の裁量を超えたIT部門全体の話になってくる。
そういう中で正社員全員が業績評価シートを５つの項目を埋めるほどのプロジェクトがそもそもない場合もある。
そういうときに個人の努力で賄える業務改善というもので穴埋めする。
通常は自分が担当する業務内で行うのが通例なのだが私が担当しているサーバー室入室申請書に大きな記載ルールが加わった。
私に連絡があったのはすでに部長承認まで終わった状態でのことだった。
実務で処理しているのは部内でも私1人だけなのでなぜ私に話がなく勝手に書類の書式や記載ルールを変えるのかと抗議を言いに行った。
改変したのは別のチームの私よりいくつか年上の正社員だった。
「俺って全然プロジェクトに参加してないのね。１年で２個くらいしか担当してなくてさ、半年だと１個とか運が悪いと０個の時もあったりしているんだ。
それでさ、最初は自分のチームの業務改善をしていたんだけどね。
ネタが尽きちゃってね。
どうしたもんかなって思っていたんだよね。
そんなときに君のところの課長から今回の業務改善の提案を受けてさ。
うちも似たような申請書があるのでどういう紙がわかるからさ。
それで直してみました。」
男性はへらへらと話していた。
「書式を変更したとか、デザインを変更した程度ならば私も動きません。
見やすくなったので改善した程度であればそれでいいんです。
今回の変更は影響が大きすぎます。
作業予定時間を超過もしくは早期に完了した場合どちらにも理由を求めるのは開発部からきっとよくない反応があります。」
「んー。やっぱそうかな。最初は気にしてなかったんだけどなんかレビューしていたらこれってやばくね？って思ってきたんだけどね。
今さら引き返せないでしょーってなっちゃったんだよね。
一応君のところの課長と先輩社員には説明してOKもらったんだけどやっぱまずかった？」
所管するチームの課長がOKを出して書類上の管理者である先輩社員もOKを出している。
通常の普通の会社ならば問題ないのだろう。
しかしこの会社は別だ。課長は仕事を覚えようとしないし、先輩社員は評価が逆転しないように管理者の位置づけになっているだけで一切業務はしていない。
そのような状態でなぜ彼はOKを出したのか、答えは自分は被害を被らないからだ。
「すでに承認もおりて後は社内のお知らせ掲示板に掲載するだけですからね。
今さら内容を変えますとは言えないですね。
被害を被るのは実働している開発部の派遣社員たちですね。。。」
「そうなんだよね。まぁ正社員がダメージを負うならばさすがにヤバいってなるけどサーバ室に入って作業するのって派遣社員がほとんどだからなぁ。
なんとかなるかなーって思って。
君ならその辺のクレームもうまく処理できるでしょー。頑張ってね。」
と言って両手を合わせてお願いポーズをしていた。
承認ルートや作業の進め方としてはこの人は何も悪くはない。
他チームの資料を直すのもおかしいが私も他チームの業務手順書の誤りを修正したりしているので人のことは言えない。
この変更による被害の大きさを知っているはずの先輩社員がOKを出したのが謎だ。
課長は本当に知らずにただOKを出した可能性があるので責めるには弱いなと思った。
変更内容を具体的に書くと
サーバー室入室申請書は業務用IT機器が設置されているサーバー室に入るための申請書である。
その申請書には入室理由、作業日時、入室者を書くことになっている。
作業日はしっかりとチェックされていたが作業時間はテキトーな確認で申請された作業時間内であれば出入りが自由になっていた。
それだけ聞くと不正入場されるのではないかと思われるが入退室の際はオペレーターが1人ずつチェックするので申請された人以外は出入りできない仕様になっている。
あくまでもサーバー室に出入りする人の確認をする申請書なので実際の現地での作業の責任は提出元の開発部が担っているので私たちは作業時間内にサーバー室から出て行ってくれてさえいれば問題なかったのである。
今回この作業時間の開始時間から終了時間の枠で開始時間よりも初回の入室が３０分遅かった場合と提出されていた終了時間よりも３０分、サーバー室から最終退出した場合にその理由を記載するというルールが加わった。
作業時間枠なんてテキトーだったので提出元の開発部は注意していなかった。
作業内容のタイムスケジュールはプロジェクト内で作成されるのでその時間の開始時間と完了予定時間を書けばいいじゃないかという安易な考えて改変を加えたわけだが、
プロジェクト作業のタイムスケジュールを作成する人と申請書を作成する人はそもそも異なるのだ。
大きなプロジェクトならば申請業務を一手に引き受ける担当者というものが割り当てられる。
作業スケジュールを作成する人は申請書一枚ずつに注意を払っていない。そんな時間があるならば作業で使用する手順書にミスがないか目を皿にしてチェックしているだろう。
開発のリアルがわかっていない運用部による手柄欲しさの改変。これは荒れるなと思い私の胃はキリキリと痛くなった。
翌週、社内Ｗｅｂページのお知らせ掲示板に新申請書の使用が即日適用になったことを書かれていた。
そこに変更点として今回の変更内容も書かれていた。
業務開始直後私の机の電話が鳴った。
相手は開発部の正社員の人だった。何度か一緒の仕事をしたことがあり性格はフランクだった。
「掲示板見たんだけど、これって何？開発部への嫌がらせ？」
「私がやったわけではないです。」
「じゃあ誰がやったの？課長？」
「いえ、〇〇さんです。しかし承認したのは課長と先輩社員のＸＸさんです。」
「〇〇さんは別のチームじゃん。そっちもチーム間でいざこざがあるの？」
「んー。チーム間というかある人たちだけって感じです。」
「あー。。。そうね、君と課長とかね。こっちにもバチバチにやっているって話が聞こえてきているよ。
個人的には気が済むまでやりなよって感じだけどこの変更はやばいね。うちの部署でもこの件で今もめているところよ。で、俺が代表して電話しているってわけ。」
「迷惑をかけてしまってすみません。
私も先週金曜日の夕方に聞いたばかりでして、すでに対策を考えているので今日中には収束すると思います。
部長にはまだ話せていませんが部長も問題ないと言ってくれると思います。」
「おっ！早いねー、さすが実務担当。
今日一日は辛抱するしかないって感じだね。
進展あったら連絡おねがいしまーす。」
私は受話器を置くと部長席に向かった。
今日の朝一の部長の予定は空いており自席にいた。
一般社員から見た部長とは雲の上の人のような存在で基本的に会話をすることはない。
飲み会で話しかけられることがあっても事務所内で仕事の話と言うのは基本的に課長を通して行われる。
それ自体はどの部署でも共通のことだった。
今回は影響範囲が大きく、通常通りに先輩社員、課長と了承を取ってから部長に話しかけていたら被害が大きくなるだろうと思った。
先輩社員と課長には事前にルール改変の相談がありそれを了承しているのだから今さら問題点を上げたところで認めないだろう。
それこそ責任問題になる。
作業時間枠の厳密化をしたところで元々作業の責任は開発部が担っているので私たちの部署がそこに割り込んであーだこーだ言ったところで作業の質が上がるものでもない。
ただ単に開発部門の仕事を増やしただけという結果になっている。
私は話す内容をまとめて部長の席に行き今回の改変の影響について説明した。
部長も最初は笑っていたが次第に表情が曇っていっていた。
「部長、私のほうでこの影響を抑える方法を考えています。
すでにルールは本日より適用されていますのでこれを変えることはできません。
変えることに賛同した人にも迷惑を被ってしまいます。」
内心はこの件にかかわった人には被害を被ってほしいと思っていた。しかし今は私欲を優先させる時ではない。
「作業時間がなぜ早く始まったのか、もしくは作業時間を超過した理由は何かという理由を書くのが今回の改変ですが詳細に書く必要はないと考えています。
後々この理由をデータとして集計することを考慮すると書かれるであろう理由をこちらで用意しておくのがよいかと思います。
作業が早まってしまった理由はどのパターンになりますか。
作業が遅くなってしまった理由はどのパターンになりますか。
というのを作業者に選ばせればよいのです。
「それだとそのパターンを記載した申請書をまた改変するということか？
週に2度も改変するなど前代未聞なことになる。」
「たしかに今週さらに改変したならば利用者も混乱するでしょう。
なので改変は考えていません。
考えられるパターンの文言を書いたハンコとして用意すればよいのです。
そのハンコを開発部に押してもらうか、私たちのチームで押してしまうのです。
こちらで押すならば開発部の負担にはなりません。
今回の改変でも理由の記載は誰が書くかについては明記されていません。
当チームでやることはルール上問題ありません。」
「その手があったか、それならば早速その手で行こう。君にすべて任せてよいのか。」
「はい、任せてください。ハンコ製作代として少し部署かチームの予算を使用させていただきます。」
部長は問題ないと頷いてくれた。
私は早速チームのこの作業を担当している派遣社員に経緯を説明した。
彼らにも資料の改変のことは事前相談なく進められていた為彼らも不満な表情をしていた。
私の案を説明し終わると「わかりました。」と短く言ってハンコ製作の外注捜しの作業に取り掛かってくれた。
自席に戻ると先輩社員が鬼の形相でパソコンの画面を睨みつけていた。
私は話しかけるのをやめてパソコンのロック画面を解除した。
メールにはいろんな人から私と先輩社員あてに申請書改変のクレームが届いていた。
中には長文なメールを書いている人もいたり、今回の改変とは関係のない当チームへの不満も書いている人もいた。
攻撃できるタイミングで攻撃するのはよくあることだよねと思いつつ、隣に座っている先輩社員がなぜ怒っているのか理由がわかった。
先輩も言い分があり言い返したいのだろうが、多勢に無勢すぎて戦いにならない。
しかも私は先輩の味方というわけでもない。
私はクレームのメールを開き、部長から了承をもらった案について記載して返信した。
メール送付後は電話でも同様の説明を行っていた。それだけで午前中がつぶれてしまった。
ハンコが出来上がるまではチーム内のでこの申請書を私と一緒に処理している派遣社員のかたが手書きで理由を書くことになった。
数日後にはハンコが届くということが決まると彼も理由をこまめにかかず、自分が見てわかる目印を申請書に書いて処理するようになっていた。
ハンコが届いたら一気に押していくのだろう。
どうなることだろうと思い対応した件だったが土日を挟んでいたので家でじっくりと考えることができクレームを最小限に抑えることができた。
打ち合わせの前後で雑談をせよ。
私が入社する前からあるルールらしかった。
実際にやっている人もいればまったくやらない人もいる。
マメな人は時計を使って計測している人もいた。
正式なルールではないが雑談することで仕事相手の意外な一面を見つけて絆を深めてほしいという思いがあると聞いたことがある。
効果の真偽は脇に置いておき私もある時期から雑談をしてから打ち合わせに入っていた。
そんなある日のいつもの雑談時間で腕時計の話になった。
私も腕時計を付けているが高級品というのではなくありふれた時計を付けていた。
「この腕時計ってどのメーカーなの？」
打ち合わせに参加しているプロジェクトメンバーが質問した。
「オリエントスターというブランドです。」
「ふーん、聞いたことないね。俺が知らないってことは大した時計じゃないってことだね。
俺のはオメガ。」
そう言って彼は腕につけている時計をこちらに向けていた。
たしかに文字盤のところにオメガの文字があると分かったが、だから何？って感じだった。
「社会人ならさー。時計くらいはちゃんとしたのを付けないといけないと思うんだよね。」
今ならばスマートフォンが当たり前のようにありそれで時間を確認することに抵抗ない人も多いだろう。
もしくはアップルウォッチのような時計を身に着けることで高級時計マウント合戦から距離を置くこともできると思う。
当時はまだ仕事中にスマートフォンを見ること、そういう行為をしている人に対して嫌悪感を抱く人が社内には多かった。銀行という職業柄の問題だろうか。
またアップルウォッチのような時計もまだこの世にない時代だった。
そういった背景があり腕時計はみんなが身に着けているのが普通だった。
なので腕時計マウント/自慢合戦が突然始まってしまうことも珍しくなかった。
「社会人ならさー、オメガとかロレックスとか、あとグランドセイコーとかかな。
この辺りを身に着けておかないとビジネスマンって感じじゃないよね。
まぁあ、安くはないよ。安くはないからこそそこに自己投資をする。
高い時計を着けることで仕事でも高いパフォーマンスを発揮しようという意気込みで出てくる。
そうやって人は成長していくんじゃないだろうか。
私はこの時計以外にも自宅にも同じレベルの時計を所持しているよ。
君はほかにどんな時計を持っているんだい？」
「時計には詳しくないのでお店で見かけて気に入ったこの時計を持っているだけですね。
壊れることもないので2本目はまだいいかなと思っています。」
「えっ！時計を１本だけ？正気かい？
それは社会人失格じゃないかな。
ねぇみんなもそう思うよね。」
そう言って彼はほかのメンバーの顔を見渡した。
そのメンバーのうち一人の初老の男性が口を開いた。
「オリエントとはまた珍しい時計をしているね。知る人ぞ知るってメーカーだ。
無名ではないが時計に詳しくないと知らない人も多いだろう。」
「初めて聞いたブランドです。」
「そんなに珍しいんですか。」
とほかのメンバーが口々に話し始めた。
「時計と言ってもデザイン、エンジン、製造をすべて自社で行っているところってのは少ない。
時計を販売しているブランドの総数からするとデザインだけして時計内部のエンジン部分や製造は他社任せってのがほとんどだろう。
そんな中でオリエントはすべて自社で行っている。日本のメーカーなんだよ。
その時計もMade in Japanと書かれているんじゃないかな。」
私は腕時計を外して時計の裏側を確認した。
たしかにMade in Japanの刻印があった。
「たしかにオリエントの時計は高級時計かと言われるとそうではない。ほかに有名で値段の高い時計ってのはたくさんある。
気に入ったものを身に着けて仕事をするのが一番気合が入るってのは同意だが時計の価値が値段で決まると考えるのはどうだろうか。」
オメガを付けた社員は苦々しそうな表情になって私を睨みつけていた。
雑談もここまでにして打ち合わせを始めましょうと誰かが言って打ち合わせを開始した。
打ち合わせ後メンバーが退出する際に
「そんな有名なメーカーなら最初にそう言っておけ恥をかかせおって。」
と言ってオメガの男性は部屋を後にした。
私に対する不穏な噂を耳にした。
その内容は”仕事がないのに上司が止めるのを聞かず勝手に残業して残業代を請求している”という。
”上司の課長がなんとかその不正な残業申請を止めていているらしい”というものだった。
どういうことだと思った。
最近は昼休みもとれず昼飯抜きで仕事をしている日も珍しくなくなっていた。
有給申請した日も無理やり仕事を入れられてしまい有給を消化して通常通り勤務して残業までするという域に達していた。
体調不良のせいか常に胃が痛い状態続き胃薬が手放せなくなっていた。
復職してからがむしゃらに働いていたがとうとう限界が来たのだろう。
せめて昼飯を取ろうと社内にあるパンの自販機でパンを購入し食べていたりしていた。
その姿を誰かに見られていたらしい。
課長から
「お前この前昼飯食っていたららしいな。
昼飯食う余裕があるってどういうことだ？
忙しいってのは昼飯を食う暇もないことを言うんだよ。」
と叱られた。
このチームで昼飯を食わないで仕事をしているのは私だけで他の人はみんな昼飯、昼休憩を取っている。
もちろん課長もだ。
私は噂の出どころを調べてみるとやはり私の同期が噂の発生源だった。
彼に話を聞くと私の上司である課長からそういう噂を流せと言われたと話してくれた。
彼は課長の派閥に属しているのでその指示に従うしかなかったという。
「今度の上司は本気で君を潰そうとしている。
色んな計略をやっているらしい。俺は指示されたことしか知らないけど。。。
もう課長に逆らうのはやめたほうがいい今からでも課長に頭を下げて許してもらったほうがいいよ。」
と私のことを心配している様子だった。
（これも演技なのか？）
私はすっかり同期を信用しなくなっていた。
「あの人とは入社時のゴルフの件から始まって何度もトラブっている。
というか向こうがトラブルにまで昇華していっている。
あいつからするとこんなことは過去に何度もあったのだろう。
そしてそれに勝ってきて敗北者を退職に追いやっていたのだろう。
ここ数年のターゲットが私というわけだ。私が退職するまでこの争いはなくならないよ。
あの人も根っこのところでは昔いた情報基盤部の悪しき文化に染まっているんだよ。
今はチーム内で恐怖政治をしている始末だ。
そんなやつに下げる頭はないね。
君の立場もわかる。派閥に入ったのはいいがそれはアリジゴクのようなものだと思ったらいい。
今はいい思いをしているかもしれないが永遠に続くわけではない。
派閥で一番得をするのはトップの人間だけだ、あとは体のいいしっぽ切りに合うまでの仮初のパーティだよ。」
私は彼の目を見ようとしたが彼は下を向いたまま顔を上げなかった。
私は仕事に戻ることにした。
