カナメ -君はどう考える？-

第三章 任せた先にあるもの

運べない仕事

　2033年2月。

　大阪・本町。

　株式会社カナメでは、四月一日の新事務所開設に向けて、準備が進められていた。

　移転先は、現在の事務所から徒歩圏内。

　社員の通勤経路も、大きく変わらない場所だった。

　新しい事務所には、三十席の執務スペースと、三つの会議室、二つの個室ブースが設けられる予定になっている。

　一般の執務席はフリーアドレスとし、業務部には機密情報を扱うための独立した区画を用意する。

　金目の専用席も一つ設けるが、社長室は作らない。

　そんな新しい事務所の姿が、少しずつ形になってきていた。

　しかし、事務所の移転は、机や椅子を運べば終わる仕事ではなかった。

　　　　　＊

「金目さん、新事務所の契約手続きが完了しました」

　二月上旬。

　高瀬は、経営会議で移転準備の状況を報告していた。

「ありがとうございます」

　金目が答えた。

「これで、四月一日から使えるんやな」

「はい。ただし、内装工事と設備の準備が予定どおり完了することが前提です」

「せやな」

　金目は、資料を確認した。

　新事務所の賃貸契約。

　内装工事の予定。

　通信回線の開通日。

　そして、現在の事務所の退去手続き。

　それぞれの予定が、一覧にまとめられている。

「……結構、やることあるな」

　金目が言った。

「そうですね」

　高瀬は、少し笑った。

「ただ、昨年から準備を進めていますので、現時点では大きな遅れはありません」

「そらよかった」

「今後は、実際の移転作業と、通常業務の調整が中心になります」

「なるほど」

　金目は、少し考えた。

「開発部の方は、どうなん？」

　西田が答えた。

「基本的には、普段どおり仕事できるで」

「ほう」

「顧客向けのシステムはクラウド上で動いとるし、開発環境もリモートから使えるからな」

「せやな」

「新しい事務所のネットワークは、別で先に作っとる」

「なるほど」

「新旧の環境を並行して使えるようにする予定や」

　金目は、うなずいた。

「ほな、システム止める必要もないわけやな」

「せやで」

　西田は、少し笑った。

「事務所が変わるだけやからな」

「……それは助かるな（笑）」

　　　　　＊

「ただ、営業部と業務部については、少し調整が必要です」

　高瀬が続けた。

「ほう？」

「営業部では、移転前後にも顧客との打ち合わせが予定されています」

「せやな」

「新旧どちらの事務所をご案内するのか、事前に整理しておく必要があります」

「なるほど」

「また、業務部では、紙の書類や郵便物の取り扱いがありますので」

「……ああ、そっちか」

　金目は、少し考えた。

「領収書とか、契約書とかやな」

「はい」

「それに、給与や経理の処理もあります」

「せやな」

　高瀬は、資料を切り替えた。

「移転するからといって、毎月の支払日や請求処理を変更するわけにはいきませんので」

「そらそうやな」

　金目は、少し笑った。

「……結局、一番大変なんは業務部なんやな（笑）」

　高瀬も、少し笑った。

「そういうことになりますね（笑）」

　　　　　＊

　数日後。

　業務部では、高瀬と福原奈央が、移転する書類の整理を進めていた。

「……思ったよりありますね」

　福原が、保管書類の一覧を見ながら言った。

「そうですね」

　高瀬がうなずいた。

「普段は電子データで管理しているものも多いんですが、紙で保管している書類もありますから」

「なるほど」

　福原は、一覧を確認した。

　契約関係の書類。

　経理処理に関する証憑。

　人事関係の書類。

　そして、過去の手続きに関する記録。

　それぞれ、保管方法や閲覧できる人が異なっていた。

「……これ、全部そのまま運ぶんでしょうか？」

　福原が尋ねた。

「いえ。まず、保管する必要があるものと、整理できるものを分けましょう」

「なるほど」

「電子データで管理できるものもありますし、保管期間が終わっているものもあるかもしれません」

「そうですね」

　高瀬は、少し考えた。

「ただし、紙の原本を残す必要があるものについては、適切に保管する必要があります」

「はい」

「まずは、書類の種類と保管条件を確認しましょう」

「わかりました」

　　　　　＊

「金目さんなら、全部スキャンしたらええんちゃう、って言いそうですね（笑）」

　福原が、少し笑った。

　高瀬も笑った。

「そうですね（笑）」

「でも、全部捨てられるわけではありませんしね」

「はい」

　高瀬は、資料を確認した。

「電子保存の要件を満たしているものもありますが、書類によって取り扱いが違いますので」

「なるほど」

「それに、紙で保管する必要があるものもあります」

「そうですね」

　福原は、少し考えた。

「では、移転する前に、不要な書類を整理しておいた方がよさそうですね」

「はい」

「ただし、処分してよいかどうかは、確認してからですね」

「そういうことです」

　高瀬は、うなずいた。

「特に、人事や経理の書類は、取り扱いを間違えないようにしたいですね」

「はい」

　　　　　＊

　福原は、書類の分類表を作成した。

　移転先へ持っていくもの。

　電子データで管理するもの。

　保管期間や保存要件を確認するもの。

　そして、適切な手続きを経て処分できるもの。

　それぞれを分けていく。

「……こうして整理すると、結構すっきりしますね」

　福原が言った。

「そうですね」

　高瀬がうなずいた。

「ただ、移転する書類については、もう一つ確認しておきたいことがあります」

「何でしょうか？」

「誰が運んで、誰が受け取るのかです」

「……ああ」

　福原は、少し考えた。

「確かに、書類がなくなったら困りますね」

「そうですね」

「特に、人事関係の資料は、誰でも開けられる状態にはできませんし」

「はい」

　高瀬は、資料を開いた。

「機密性の高い書類は、施錠できる容器にまとめて、移送記録を残す形にしたいと思っています」

「なるほど」

「搬出時と搬入時に確認して、保管場所まで記録しましょう」

「わかりました」

　福原は、メモを取った。

　引っ越し業者へ渡して終わりではない。

　どの書類を、誰が管理し、どこへ移したのか。

　それを確認できるようにする必要があった。

　　　　　＊

　一方、営業部でも、移転に向けた準備が進んでいた。

「……これ、ちょっと確認しとかなあかんな」

　小坂千尋が、顧客との打ち合わせ予定を眺めていた。

　隣では、松井慎吾と大本恭平が、移転前後の予定を整理している。

「四月の打ち合わせですか？」

　松井が尋ねた。

「そう。新しい事務所でお客様を迎える予定があるでしょ？」

「はい」

「でも、三月中に日程を決める場合は、どちらの住所をご案内するか気をつけないと」

「なるほど」

　大本がうなずいた。

「……確かに、今の事務所の住所を送ってしもたら困りますね」

「そうなのよ」

　小坂は、少し笑った。

「お客様が間違って前の事務所へ行ってしまったら大変でしょ？」

「そら、困りますね」

　大本も笑った。

　松井は、予定表を確認した。

「では、四月以降の来社予定については、新事務所の住所を案内するようにしましょう」

「そうね」

「ただ、正式な利用開始が確認できるまでは、案内内容を統一した方がよさそうですね」

「そうですね」

　大本が、少し考えた。

「……それ、営業部全員に共有しといた方がええですね」

「そうね」

　小坂がうなずいた。

「名刺や会社案内の住所も変わるから、そこも確認しないと」

「なるほど」

　　　　　＊

「あと、郵便物もありますね」

　松井が言った。

「そうね」

　小坂がうなずいた。

「契約書を郵送していただくこともあるし」

「はい」

「新しい住所を案内しても、しばらくは前の事務所に届くものもありそうですね」

「確かに」

　大本が、少し考えた。

「……引っ越しって、思ったより大変なんですね」

　小坂が笑った。

「そうね。自分の家の引っ越しとは、ちょっと違うかもしれないね」

「せやな」

　松井も、少し笑った。

「お客様との仕事は、引っ越しが終わるまで待ってくれませんから」

「……ほんま、それですね」

　大本は、うなずいた。

　　　　　＊

　二月中旬。

　福原は、営業部から届いた確認事項を、移転計画へ反映していた。

　来客予定の確認。

　新住所の案内。

　名刺や会社案内の更新。

　郵便物の受け取り。

　そして、業務部で保管している書類の移送。

　開発部については、新事務所のネットワーク環境を先行して準備することで、通常業務への影響を抑えられる見込みだった。

　しかし、営業部と業務部には、物理的な場所に関係する仕事が残っている。

「……なるほど」

　福原は、一覧を見直した。

　事務所の移転は、会社の住所を変えるだけではない。

　そこで行われている仕事を、新しい場所でも続けられるようにすることだった。

　そして、その仕事は、部署によって少しずつ違っていた。

「……まだまだありますね」

　福原は、少し笑った。

　移転計画には、確認するべき項目が増えていた。

　しかし、それぞれの担当と期限を整理すれば、一つずつ進められる。

　福原は、次の項目を開いた。

　移転期間中の業務継続。

　ここからは、実際にどの仕事を、いつ、どのように移すのかを考える必要があった。

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お読みいただきありがとうございます。旭月です。

今回は、カナメの事務所移転準備についてのお話でした。

四月一日の新事務所開設に向けて、いよいよ準備が本格化しています。

新しい事務所の契約も完了し、内装工事や通信回線の準備も進んでいます。

あとは引っ越すだけ。

……と言いたいところですが、会社の引っ越しは、どうやらそんなに簡単ではないようです（笑）。

さて、今回の中心となったのは、高瀬と福原でした。

これまで、カナメの開発部ではさまざまな仕事を描いてきました。

新しい機能の開発。

顧客からの相談。

システムの運用改善。

そして、社員たちの育成。

しかし、会社の仕事はそれだけではありません。

毎月の給与を支払うこと。

請求書を発行すること。

契約書や経理関係の資料を管理すること。

そして、必要な書類を適切に保管すること。

そうした仕事も、会社を運営するためには欠かせません。

普段はあまり目立たないかもしれませんが、誰かがきちんと進めてくれているからこそ、ほかの社員たちも安心して仕事ができるのでしょう。

さて、今回の事務所移転。

開発部については、比較的影響を抑えられる見込みでした。

カナメでは、顧客向けのシステムをクラウド上で運用しています。

社員たちも、普段からリモート勤務を活用しています。

そのため、事務所の場所が変わったからといって、顧客向けのシステムを停止する必要はありません。

新事務所のネットワーク環境も先に構築し、旧事務所と並行して利用できるように準備しています。

もちろん、通信環境や接続設定の確認は必要です。

それでも、普段から場所に依存しない働き方をしてきたことが、今回の移転でも役立っているわけです。

……こういうとき、リモート勤務のありがたみを実感しますね（笑）。

一方で、営業部と業務部には、少し違った問題がありました。

営業部では、移転前後にもお客様との打ち合わせが予定されています。

事務所が変わるからといって、商談をすべて止めるわけにはいきません。

新しい住所を案内すること。

来客予定を調整すること。

名刺や会社案内を更新すること。

そして、以前の住所へ届く郵便物にも対応すること。

一つひとつは、それほど難しい仕事ではないかもしれません。

しかし、どれか一つでも忘れてしまえば、お客様に迷惑をかけてしまう可能性があります。

特に、移転前後の住所案内は気をつけたいところですね。

……せっかくお越しいただいたお客様が、誰もいない旧事務所の前に立っていたら大変ですから（笑）。

そして、今回もっとも大変そうだったのが業務部です。

紙で保管している契約書や経理関係の資料。

人事に関する書類。

そして、毎月の給与や請求に必要な情報。

こうしたものを、適切に管理しながら移転しなければなりません。

そこで高瀬と福原は、まず書類を整理することにしました。

新事務所へ持っていくもの。

電子データで管理するもの。

保存要件を確認するもの。

そして、適切な手続きを経て処分できるもの。

書類の種類によって、取り扱いを分けていくわけです。

もちろん、何でもスキャンすれば紙を捨てられるというわけではありません。

保存方法や保存期間については、それぞれの要件を確認する必要があります。

また、移転する書類についても、誰が運び、誰が受け取り、どこに保管するのかを明確にしました。

特に機密性の高い資料は、紛失や情報漏えいが起きないよう、慎重に扱う必要があります。

そして、もう一つ。

書類を安全に運べたとしても、その間に必要な情報を確認できなくなってしまっては困ります。

今後は、日常業務で使う書類と、長期保管している書類を分けて、移送する順番も考えていく必要があります。

**大切なのは、物を無事に運ぶことだけではなく、必要な仕事を続けられる状態を保つこと。**

今回は、そんなところを描きたかったわけです。

さて、今回の金目。

開発部の仕事は基本的に止めずに済むと聞いて、安心していました。

しかし、営業部や業務部の話を聞いて、引っ越しの大変さを改めて実感したようです。

普段、会社の仕事が滞りなく進んでいると、その裏でどれだけの準備や確認が行われているのか、なかなか意識する機会はありません。

毎月、決まった日に給与が振り込まれる。

必要なときに、契約書を確認できる。

お客様から届いた書類が、適切な担当者へ渡される。

どれも、当たり前のことのように思えます。

しかし、その当たり前を続けるために、仕事をしている人たちがいるわけです。

会社を支えているのは、目に見える成果を生み出す仕事だけではありません。

**何事もなく、いつもどおりの一日を迎えられるようにする仕事も、会社を支えている。**

そんなことを、今回の高瀬と福原から感じていただければうれしいです。

さて、四月一日の新事務所開設まで、残り一か月ほどとなりました。

新しい事務所では、三十席の執務スペースに加え、会議室や個室ブースも増える予定です。

そして、四月には新卒社員二名も入社します。

新しい場所で、新しい仲間を迎える。

カナメにとって、また一つ大きな節目になりそうですね。

もっとも、その前には引っ越しという大仕事が残っています。

……高瀬と福原には、もうひと頑張りしてもらいましょうか（笑）。

次回も、引き続きお付き合いいただければ幸いです。