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返事を書く前に

　八月に入り、予定していた期日に、三宅彩から連絡が届いた。

『大型案件の最終分、入金を確認できました。請求額との照合も済んでいます』

　高瀬欣也は、六月二十九日に出した請求を開いた。

　最後の四割、税抜千四百四十万円。

　請求書で合わせた税額を含む総額が、入金の記録と揃っていた。

　三宅へ礼を返し、先の支払いを見ている表へ反映する。

　今回の仕事に使った費用も、そのあとに続く支払いも、同じ表に残っている。

　金目と小坂にも伝えた。

『ありがとうございます。三宅さんにも、お礼を伝えてください』

　金目から返事が来た。

　少しして、もう一つ届く。

『最後まで、受け取れましたね』

　高瀬は、その文を読んでから、はい、と返した。

　十二月に受けた仕事だった。

　段階ごとに渡し、確かめてもらい、請求を出した。

　六月に全体を渡し終えた仕事の対価が、これで最後まで届いた。

　金目は、入金の連絡をもう一度見た。

　閉じる前に、小坂へも短く礼を送る。

　そのあと、今日の予定へ戻った。

　次に開く打ち合わせの案内には、別の顧客の名前があった。

　　　　　＊

　瀬川悠真は、顧客から届いた連絡を、初めから読み直していた。

　七月に、小坂と大本が二つの案を説明した相手だった。

　今ある受注管理の仕組みを直す方法と、必要な仕事を段階的に置き換える方法。

　先方は、後の方を詳しく聞きたいと話している。

　次の検討に使う資料や、確認する相手についての連絡を、大本のもとで手伝っていた。

　今回の連絡にも、大本は宛先に入っている。

『来週、社内の担当者と話をする予定です。先日ご説明いただいた内容を、こちらでも説明できる資料はありますでしょうか』

　瀬川は、先日の資料を開いた。

　二つの案が、並んでいる。

　どこを変えるか、何が残るか。

　顧客側で確かめてもらいたいところも、説明の中にあった。

　これを送れば、先日の話は伝えられる。

　小坂が確認し、実際に先方へ見せた資料でもある。

　返事を書き始めた。

『先日ご説明した資料をお送りします。ご不明な点がございましたら、お知らせください』

　添付する資料の名前を入れる。

　そのあとで、顧客の文へ戻った。

　社内の担当者。

　瀬川は、その人たちが、先日の説明をどこまで聞いているのか知らなかった。

　同じ資料を見せて話すのか。

　別のことを相談するために、使いたいのか。

　資料を上から読み直した。

　自分は、前の打ち合わせで説明を聞いている。

　ここへ書いていないところも、大本が話した言葉を思い出せた。

　初めて見る人が、同じように読めるかは、分からなかった。

　瀬川は、書いた返事を残したまま、その下へ、もう一つ書いた。

　誰に、何を説明するのかを聞く。

　それに合わせて、使うところをまとめる。

　二つ目は、その先の文が続かなかった。

　まとめ直すと言ってから、どれだけ時間がかかるか分からなくなったら困る。

　自分で変えてよいところも、まだ全部は判断できない。

　顧客は、仕事の合間に連絡をくれたはずだった。

　欲しいのは資料で、その前にまた質問が来たら、かえって手間かもしれない。

　瀬川は、二つの返事を並べた。

　先に書いた方には、挨拶も、結びの言葉も入っている。

　もう一つは、聞いてから考えたいことが、短く書いてあるだけだった。

　大本へ、相談したいと連絡を送った。

　　　　　＊

「こちら、二つ書いてみたんですけど」

　瀬川が画面を共有すると、大本は、顧客から来た連絡から読んだ。

　次に、一つ目の返事へ目を移す。

「資料をそのまま送る方ですね」

「はい。前に説明したものなので、こちらなら、早くお返しできると思いました」

「そうですね。先日の話を、同じように皆さんへ見てもらいたいということなら、使っていただけます」

　大本は、もう一つの方へ移った。

「こちらは、使い方を聞いてから」

「はい。ただ、先に聞いたら、お返しするまでに、やり取りが増えるので」

　瀬川は、顧客の連絡を示した。

「来週と書いてありますし、資料を送って、不明なところを聞いてもらう方がいいのかと思って」

　大本は、少しの間、二つの文を見ていた。

　瀬川は、書きかけの方の末尾へ、カーソルを置いた。

　大本が直してくれたところから、続きを書くつもりだった。

「で、君はどうしたい？」

　瀬川は、手を止めた。

「僕は……」

　大本は、続きを待っていた。

　瀬川は、先日の説明資料へ戻った。

「これを初めて見る方に、どこから話すのか、まだ分からなくて。聞いてからの方が、使ってもらえるものにできると思うんです」

「はい」

「先に、何を説明されるのか、聞いてみたいです」

　そこで一度止めてから、付け足した。

「僕から、電話してもいいでしょうか」

「はい。先方が話せる時間か、確かめてからお願いしましょう」

　大本が答えた。

　瀬川は、書きかけの文へ戻る。

「何を聞くかも、先に合わせてもらっていいですか」

「もちろんです」

　大本は、顧客の文の一箇所を示した。

「まず、この担当者というのが、どなたかですね。先日の話を聞いた方なのか、今回初めて聞く方なのか」

　瀬川は、その質問を書いた。

「それと、そこで何を相談されるのか、ですね」

「はい。使う方が違えば、必要な説明も違うと思います」

　瀬川は、二つの質問を読んだ。

　それなら、自分でも尋ねられそうだった。

「資料をいつまでに使われるかも、聞きます」

「お願いします。こちらでまとめ直す必要があるかは、聞いてから合わせましょう。今、全部作り直すと約束しなくても大丈夫です」

　大本は、最初に書いた返事も残しておくように言った。

　元の資料をそのまま欲しいという答えなら、こちらで送ることもできる。

「金額や、いつから作れるかを聞かれたら、持ち帰ってください。そこは、小坂さんとも確認します」

「はい」

　瀬川は、顧客へ、短く話せる時間があるかを尋ねる連絡を書いた。

　大本に見てもらってから、送る。

　返事を待つ間、先ほど揃えた質問を、手元へ開いておいた。

　　　　　＊

　午後なら、少し時間を取れると返事が来た。

　瀬川は、約束した時間の少し前に、顧客の連絡を開いた。

　大本が、必要なら通話後にすぐ相談できると伝えてくれていた。

　電話を掛ける。

　呼出音を聞きながら、質問の最初の行へ目を置いた。

「お世話になっております。カナメの瀬川です。資料の件で、お時間をいただきありがとうございます」

「いえ、こちらこそ。すみません、お願いしまして」

　先日の打ち合わせで聞いた声だった。

　瀬川は、少し息をついてから、尋ねた。

「来週お話しされる方は、前の説明に入っておられた方でしょうか」

「いえ、現場の担当者です。前のときは、私と上の者だけでしたから」

「そうでしたか。では、今回初めて、お話しされるんですね」

「はい。どちらの方法で考えるか、という話もあるんですけど」

　瀬川は、質問の次の行を見た。

「そのときは、二つの方法の違いを、主に説明される予定でしょうか」

「それも、初めには話します。ただ、図のことは分かるんですけど、こちらで何を用意するのかを、担当の者に話したくて」

　瀬川は、書こうとしていた手を止めた。

「用意するもの、ですか」

「はい。前に、今の処理の例を見たいというお話でしたよね。私が出した分だけで、全部ではないので」

　瀬川は、先日の説明資料を開いた。

　顧客側へお願いすることが、下の方に書いてある。

「数量が変わるときと、納める日が変わるときの、確認の違いもありましたね」

「そうです。私のところへ来る前に、別の担当が見ているものもありますし。各担当に、どういうものを出してもらうかを、話しておきたいんです」

　瀬川は、聞いた言葉を残した。

　全員へ新しい画面の説明をするための会議ではなかった。

　その前に、仕事の仕方を確かめるため、現場の人へ協力を頼みたいのだった。

「今の資料で、そこを説明しようとすると、途中で、また別のページを開くことになりますね」

「そうなんです。画面がどう変わるかは、それで分かると思うんですけど。何を持ってきてほしいかを話すところが、ちょっと」

　担当者が、言葉を探す。

　瀬川は、元の資料を送ると書いた返事を思い出した。

　説明の中には、必要なことが入っている。

　けれど、そのまま渡したあと、相手がする仕事は残っていた。

「今伺った内容を、大本とも合わせます。先日お話しした範囲で、皆さんへお願いしたいことを、まとめられるか確認します」

「ありがとうございます。そうしてもらえると、助かります」

「資料は、いつまでにお手元へあればよろしいでしょうか」

　先方が、使う日と、その前に目を通せる時間を伝えた。

　瀬川は、それを書き留め、読み返した。

「こちらで確認して、お返しできる予定も、改めてご連絡します」

「はい。お願いします」

　電話を切った。

　瀬川は、質問を書いた紙を見た。

　その横に、初めには書いていなかった言葉が増えている。

　誰に、何を用意してもらうか。

　瀬川は、大本へ、話を聞けたと連絡した。

　　　　　＊

「先方が説明したいのは、こちらで作るものだけではなかったです」

　瀬川は、通話で聞いたことを大本へ伝えた。

　社内で話す相手も、資料を使う予定も、先ほど書いたところを見せる。

「現場の方へ、今の処理の例をお願いしたいということですね」

「はい。先方の担当の方が、全部を見ておられるわけではないそうです」

　大本は、顧客へ説明した資料を開いた。

　瀬川が聞いた話と、先日の質問を並べる。

「ここまでなら、説明した内容からまとめられますね」

　大本が示したのは、資料の後ろにある、次に確かめたいことだった。

　瀬川は、別の一枚へ、その内容を移した。

　注文の内容が変わった例。

　その連絡を誰が受け、次の人へどう渡しているか。

　数量と納める日で、確認する相手が違うところ。

　書いているうちに、欄が増えた。

　誰が確認するか。

　誰が次の人へ知らせるか。

　今後、どう分けたいか。

　瀬川は、画面から少し顔を離した。

「これだと、全部、先方に決めてもらうように見えませんか」

　大本が、書いたところを読む。

「今後の分け方まで、埋めていただく形になっていますね」

「はい。前の説明では、一緒に考えるというお話だったと思うので」

　大本は頷いた。

「今どうしているかを教えていただくことと、これからどうするかを相談することは、分けましょうか」

　瀬川は、新しい分け方を書き込む欄を外した。

　今使っているものと、実際にしたやり取りを、まず見せてもらいたい。

　そのことが伝わるように、冒頭を書き直す。

　大本は、元の資料にある説明と見比べていた。

「決めきれていないところがあれば、そのまま教えていただく形でもいいと思います。全部整理してからでないと話せない、というお願いにはしたくないので」

「はい。今のまま見せていただきたいということも、書きます」

　瀬川は、文章を短くした。

　先方が、現場の人へ見せるための一枚だった。

　自分たちが後で読むための記録とは、使う人が違う。

　それでも、何を省いてもよいわけではなかった。

　まず例を見せてもらうこと。

　その先に詳しい調査が必要なら、範囲や時間、費用は別に相談すること。

　元の説明にある、その部分は残した。

　小坂との短い打ち合わせでは、大本が、新しく足した資料の使い方を説明した。

　瀬川も通話へ入った。

「瀬川さんが、先方へ使う場面を聞いてくれました。来週、現場の担当者へ協力をお願いするために、使いたいそうです」

「先日の説明に入っていなかった方たちなんですね」

　小坂が尋ねた。

「はい。何を用意したらよいかを、皆さんへ伝えたいと伺いました」

　瀬川が答える。

　小坂は、一枚にまとめた資料を読んだ。

「こちらも、例を見てからでないと決められないところがありますね。ここは、そのまま残しておきましょう」

「はい」

「元の説明資料も、一緒に参照できるようにお願いします。今回の一枚だけで、全部の提案に見えない方がいいので」

　瀬川は、元の資料への案内を確かめた。

　大本が、対外的に伝える範囲と、返信の予定を小坂へ確認する。

「それで進めましょう。資料を使う前に、先方が目を通せるように返してください」

「はい。こちらから、お返しする予定もお伝えします」

　瀬川が答えた。

　小坂は、資料から顔を上げる。

「先に聞いてもらえたので、何を返すかがはっきりしましたね」

「はい」

　瀬川は頷いた。

　大本は、瀬川が直した最初の文へ、もう一度目を通していた。

　　　　　＊

　瀬川は、送る前の返事を開いた。

　電話で伺った用途に合わせ、先日の説明から、お願いしたいことをまとめたこと。

　元の提案資料も合わせて見てもらいたいこと。

　書いた内容を、声に出さず、初めから読んだ。

　自分が聞いた話と、ずれていないかを確かめる。

　添付した資料も、一度開いた。

　大本へ最後の確認を頼み、返ってきたところを読んでから、顧客へ送った。

　送信済みの欄へ移る。

　先に書いた、元の資料を送るだけの返事は、下書きのまま残っていた。

　その日のうちに、返事が来た。

『ありがとうございます。これなら、誰に何を頼むか話せます。まず、こちらで担当者と話してみます』

　瀬川は、短い文を読み終えたあと、もう一度、初めへ戻った。

　誰に何を頼むか。

　電話で聞いたときに、自分が書いた言葉だった。

　大本へ、返事が来たと伝えた。

　連絡の内容を見た大本から、通話がつながる。

「使っていただけそうですね」

「はい」

　瀬川は答えた。

　大本は、顧客の返事の後半も読んだ。

「次は、先方で話してもらったあとですね。返ってくる内容で、またこちらも合わせましょう」

「はい。まだ、どの方に確認するかは、決まっていないところもあると思います」

「そうですね」

　瀬川は、初めに書いた返事を開いた。

「初めの資料を送るだけやったら、説明のことだけ考えてたと思います」

　瀬川が言った。

「話してみたら、先方が、別の方へお願いするために使いたいということやったので」

　大本は頷いた。

「自分で聞きにいってもらえたので、そこが分かりましたね」

「はい」

　瀬川は、電話の前に書いた質問を見た。

　その横には、聞いてから増えた言葉がある。

　資料をどう直すかは、その前には決められなかった。

　通話を終えてから、顧客へ返す次の文を開いた。

　まだ、契約が決まったわけではない。

　先方で話したあと、誰が次の確認に入れるか、連絡をもらうことになっている。

　瀬川は、打ち合わせの予定を見た。

　その前に、用意できるものはありそうだった。

　大本への相談を書き始める。

『次に先方からお返事をいただくとき、こちらから確認したいことも、一緒にお送りしておきたいです』

　今度は、そのあとへ、聞きたいことを続けた。

　相手から来た文を、そのまま貼り付けて尋ねる形にはしなかった。

　自分が何をしたいかも、書いてから送った。

お読みいただきありがとうございます。旭月です。

今回は、瀬川が返事を書く前に、自分から相手へ尋ねる話でした。

資料をそのまま送ることも、間違いではありません。それでも、何に使うのかを聞いてみると、相手が説明したかったことが少し違って見えてきます。

大本の問いを受けて電話をしたあと、瀬川は、書いた一枚にも立ち止まりました。全部を先方に決めてもらうお願いになっていないか。自分で聞いたことが、その後に考えるための手掛かりになっています。

顧客から届いた「これなら」という返事は、小さなものですが、瀬川自身が動いた結果として残りました。

冒頭では、大型案件の最後の入金も確認できました。長く取り組んできた仕事に、一つの区切りが付いた回でもあります。

引き続き、よろしくお願いいたします。