何度やり直しても悪役令嬢になる私、今世では王国の謎を解きます

照会の先に残された記録

王立記録院の朝は、いつもと変わらなかった。

職員たちは書類を抱えて廊下を行き交い、閲覧室では古い帳簿を開く音が静かに響いている。

ヴィオレッタ・ヴァレンシュタインは、その光景を横目に見ながら、手帳に記した番号を確認した。

回答処理記録。

前回の調査で見つかった照会番号には、回答日も、別の帳簿への移記先も記されていなかった。しかし、同じ時期の別の照会では、回答内容を専用の帳簿へ移した例が確認されている。

その帳簿が見つかれば、対象の照会がどのように扱われたのか、手がかりを得られるかもしれない。

「今日も、別の帳簿を探すところから始まるのね」

閲覧室へ向かいながら、ヴィオレッタは呟いた。

隣を歩くノア・ヴァルケインが、淡々と答える。

「記録を調べる以上、仕方がないだろう」

「分かっているわ。でも、そろそろ帳簿のほうから私たちを見つけに来てくれてもいいと思うの」

「そんな帳簿があったら、真っ先に閲覧申請を出すよ」

「そのときは、申請書の作成をお願いするわ」

「なぜ僕が？」

「あなたが一番、帳簿を探すのが好きそうだから」

「好きで探しているわけじゃない」

「では、嫌いなのに続けているのね。立派な研究者だわ」

ノアは返事をせず、閲覧室の扉を開いた。

ヴィオレッタは笑みを浮かべながら、その後に続いた。

二人は、回答処理記録の保管先を確認するため、事務管理部門から移管された資料の目録を閲覧した。

まず、前回の照会番号が作成された年度を確認する。

次に、同じ形式の番号を持つ帳簿を探す。

目録には、照会の受付記録、回答の受領記録、処理結果の記録という三種類の帳簿が記載されていた。

「回答の受領記録と、処理結果の記録は別なのね」

ヴィオレッタが言った。

「回答が届いたことを記録する帳簿と、その回答を受けて何をしたか記録する帳簿が分かれていたのかもしれない」

「なら、両方を確認したほうがよさそうね」

二人は閲覧申請を行い、まず回答の受領記録を取り寄せた。

帳簿は、当時の照会番号と受領日、回答元の部署を記録したものだった。

ヴィオレッタは、対象の番号を探した。

しかし、該当する番号は見つからなかった。

「ここにはないわね」

「別の年度に記録された可能性もある。照会の受付日と、回答の受領日は必ずしも一致しないからな」

ノアは、目録に記された帳簿の対象期間を確認した。

今回の帳簿は、特定の年度に受領した回答をまとめたものだった。照会番号が作成された年度とは異なる帳簿に記録されている可能性もある。

二人は、翌年度とその次の年度の受領記録も確認した。

その結果、対象の番号そのものは、いずれの帳簿にも見つからなかった。

ただし、同じ照会先から送られた別の回答には、関連する旧分類番号が記載されているものがあった。

ヴィオレッタは、その項目を手帳に写した。

「同じ部署が、同じ時期に旧分類資料の照会へ回答していたのね」

「そうだな。ただし、今回の対象と直接関係があるとは限らない」

「ええ。関連する可能性がある記録として残しておくわ」

彼女は、その記録の参照番号も忘れずに書き留めた。

次に二人は、処理結果の記録を確認した。

こちらには、回答を受け取った後の処理や、追加の照会が必要になった場合の対応が記されている。

しかし、対象の番号は見つからなかった。

ヴィオレッタは、しばらく帳簿を見つめていた。

照会番号の管理一覧には記載がある。

移管時の照合票にも番号が残されている。

ところが、回答の受領記録にも、処理結果の記録にも見つからない。

「ここまで記録がつながらないと、やはり気になるわね」

彼女が言うと、ノアは帳簿を閉じた。

「気になることと、異常だと判断できることは別だ」

「分かっているわ」

「今回の帳簿が、すべての回答を収録していたとは限らない。別の部署で受領した場合や、記録方式が変更された場合も考えられる」

「だから、次は帳簿の管理方法そのものを確認するのね」

ノアは頷いた。

二人は目録の巻末を調べ、帳簿の移管に関する説明を探した。

そこには、組織改編後、一部の照会記録が旧番号のまま別の部署へ引き継がれたことが記されていた。

また、回答の受領と処理結果の記録を統合する作業が、複数の年度にわたって実施されたという。

「記録の統合が行われていたのね」

ヴィオレッタは、その箇所を慎重に読み直した。

「なら、対象の照会も、統合後の帳簿に移されている可能性があるわ」

「可能性はある。ただし、統合されたすべての記録が、同じ形式で移されたわけではないらしい」

説明文には、旧番号の対応を確認できない記録について、原簿を参照するよう記されていた。

さらに、その原簿の名称も記載されていた。

『照会記録統合台帳』

ヴィオレッタは、思わず顔を上げた。

「これね」

「まずは、その台帳の目録を確認しよう」

二人は職員に問い合わせた。

しかし、照会記録統合台帳は複数冊に分かれており、年度だけでなく、移管元の部署によっても整理されているという。

対象の照会番号がどの帳簿に移されたのかは、まだ分からなかった。

そこで、二人は前回の照合票に記されていた照会先の部署を手がかりに、該当する台帳を絞り込むことにした。

目録を確認した結果、候補となる台帳は二冊まで絞られた。

一冊は、旧管理区画から引き継がれた照会記録をまとめたもの。

もう一冊は、保存管理部門との間で行われた照会をまとめたものだった。

「どちらも、今回の調査に関係する可能性があるわね」

「まずは、旧管理区画からの引き継ぎ記録を確認しよう。対象の照会番号が作られた経緯に近い資料だからな」

ヴィオレッタは、その順番に同意した。

閲覧申請を提出し、必要な手続きを済ませた後、二人はようやく一冊目の台帳を受け取った。

ページをめくりながら、ヴィオレッタは番号を一つずつ確認していった。

そして、帳簿の後半に差しかかったところで、見覚えのある番号を見つけた。

対象の回答照会番号だった。

「ノア、あったわ」

ノアが隣からページを確認する。

該当する番号の欄には、元の照会番号と、統合後の管理番号が並んでいた。

つまり、対象の照会は、記録の統合作業において新しい管理番号へ移されていたのだ。

しかし、その先の処理結果を記す欄は空白だった。

備考欄には、別の参照番号が記されている。

『関連回答記録を参照』

ヴィオレッタは、その参照番号を手帳に写した。

「回答の受領記録では見つからなかったけれど、統合台帳には残っていたのね」

「そうだな。旧番号のまま探していたから、見つからなかった可能性がある」

「ただし、処理結果はまだ分からない」

「次は、この参照番号が示す関連回答記録だ」

ヴィオレッタは頷いた。

今日の調査で、対象の照会が記録から完全に消えていたわけではないことが分かった。

記録は統合作業によって新しい管理番号へ移されていた。

ただし、回答そのものや、その後の処理については、まだ確認できていない。

二人は台帳を返却し、次の閲覧申請に必要な情報を整理した。

廊下に出ると、午後の光が高い窓から差し込んでいた。

ヴィオレッタは歩きながら、手帳の記録を読み返した。

これまで、回答日も処理結果も記されていないことが、調査の大きな障害になっていた。

しかし、今回の発見によって、少なくとも記録の一部は新しい管理番号のもとに引き継がれていたことが確認できた。

それは、資料が失われたことを意味するわけではない。

同時に、回答が実際に届いていたことを証明するものでもない。

彼女は、その区別を手帳に明記した。

「次の記録で、何か分かるといいわね」

ヴィオレッタが言うと、ノアは静かに頷いた。

「ああ。今度は、統合後の番号を手がかりにできる」

二人の調査は、また新しい記録へと続いていく。

古い番号から新しい番号へ。

照会の記録から、回答に関する記録へ。

まだ答えは見つかっていない。

それでも、これまで途切れていた記録のつながりが、少しずつ見え始めていた。