何度やり直しても悪役令嬢になる私、今世では王国の謎を解きます

照合票に記された確認結果

移管時の照合票について、保存管理部門から返答が届いたのは、申請を提出した翌日の午後だった。

ヴィオレッタ・ヴァレンシュタインは、通知書に記された閲覧条件を確認し、王立記録院へ向かった。

前回の調査で見つかった、凡例にはない印。

そして、その印が付された項目の欄外に残されていた「照合票を参照」という記載。

今回の資料には、その照合票が含まれている可能性があった。

閲覧室に入ると、ノア・ヴァルケインがすでに席についていた。

「返答が来たのね」

「ええ。照合票の一部を閲覧できるそうよ。ただし、当時の作業記録すべてではなく、対象の番号に関連するものだけ」

「十分だ。まずは、何が残っているのかを確認しよう」

ヴィオレッタは頷き、受付で受け取った薄い書類の束を机に置いた。

一枚目には、照合票の作成年度と番号が記されている。

二枚目には、移管確認簿と対応する整理番号があった。

そして三枚目には、対象の帳簿に関係する記録が見つかった。

ヴィオレッタは、ゆっくりと文字を追った。

記録には、移管時の整理番号と、旧管理区画で使用されていた番号が併記されていた。

その下には、確認項目が三つ並んでいる。

旧分類番号との対応。

移管先の記録との一致。

原資料の所在確認。

最初の二項目には、確認を行ったことを示す印があった。

しかし、最後の項目には、別の記号が付されている。

「原資料の所在は、確認されていないのね」

ヴィオレッタが呟いた。

ノアは書類を慎重に引き寄せた。

「いや。正確には、この照合票では確認結果が確定していない」

「同じことではないの？」

「違う可能性がある。原資料を探したものの見つからなかったのか、それとも、所在確認の作業自体が完了していなかったのか。この記号だけでは判断できない」

ヴィオレッタは、すぐに反論せず、照合票の端にある注記を確認した。

そこには、記号の説明が記されているはずだった。

しかし、注記は短く、具体的な意味までは説明されていなかった。

『所在確認欄については、関係部署の回答をもって確定する』

「関係部署からの回答が必要だった、ということかしら」

「そう読めるな。なら、照合票だけで判断するのではなく、その回答記録を探す必要がある」

ヴィオレッタは手帳を開いた。

これまでの調査では、対象の番号が再点検され、仮登録され、別の保管区画へ移管されたことを示す記録が見つかっていた。

今回の照合票によって、旧分類番号と移管先の記録との対応は確認されていたことが分かった。

しかし、原資料の所在については、関係部署の回答を待つ状態だった可能性がある。

「つまり、番号の対応関係は確認できても、原資料がどこにあるかは別問題だったのね」

「そういうことだ」

「それなら、これまで分類番号を追っても、所在が分からなかった理由の一つにはなるわね」

「ただし、これが最終的な理由だったかどうかは分からない」

ヴィオレッタは頷き、事実と推測を分けて記録した。

二人は次に、照合票の作成日と、移管確認簿に記された日付を比較した。

照合票は、保管区画の再編が行われた時期に作成されていた。

一方、移管確認簿には、その後の日付で確認結果が追記されている。

「照合票が先で、移管確認簿への追記が後ね」

「日付の順序だけなら、照合票を作成した後に確認結果を記録した可能性がある。ただ、追記が照合票を受けて行われたのかまでは分からない」

「ええ。関連があると決めつけず、両方の記録を残しておくわ」

そのとき、ヴィオレッタは照合票の下部にある小さな欄に気づいた。

『回答照会番号』

欄には番号が記されていたが、回答を受け取った日付は空白だった。

彼女は、前回の移管確認簿を思い出した。

そこには、凡例にない印が付されていた。

その印の意味は、照合票を確認しただけでは完全には分からない。

しかし、照合票に記された回答照会番号をたどれば、関係部署へ送られた問い合わせと、その返答の有無を確認できるかもしれなかった。

「ノア、この番号を見て」

ノアは番号を確認し、手帳に写した。

「回答照会の記録が別にある可能性が高いな」

「ええ。今回の照合票には回答日がない。返答がなかったのか、記入が省略されたのか、それとも別の帳簿に記録されたのかを調べたいわ」

「まずは照会番号の一覧を探そう。同じ形式の番号がどの帳簿で管理されていたのかを確認する」

二人は閲覧申請のため、照合票の作成年度と番号の形式を整理した。

しかし、回答照会の記録は、保存管理部門ではなく、移管当時の事務管理部門が保管していた可能性があるという。

閲覧するには、別の部署への照会が必要だった。

ヴィオレッタは申請書を受け取り、必要事項を書き込んだ。

「また別の部署ね」

「今度は、どこに記録が残っているか分かっただけでも進展だ」

「そうね。以前なら、番号があるという事実だけで、どこを調べればいいのか分からなかったもの」

彼女は申請書を提出し、手帳を閉じた。

閲覧室を出る前に、二人は今回の調査結果を整理した。

対象の照合票では、旧分類番号と移管先の記録との対応が確認されていた。

一方、原資料の所在確認については、関係部署からの回答をもって確定するという注記があった。

その回答照会番号は残されているが、回答日を示す欄は空白だった。

これらの記録から、原資料の所在確認が別の部署とのやり取りに依存していた可能性が浮かび上がった。

しかし、返答が実際になかったのか、記録が別の場所に移されたのかは、まだ分からない。

「次は、回答照会の記録ね」

ヴィオレッタが言った。

「そうだ。そこに返答が残っていれば、所在確認がどこまで進んだのか分かるかもしれない」

「もし返答が見つからなければ？」

「その場合は、照会番号の管理方法と、記録の移管履歴を確認することになる」

ヴィオレッタは、思わず苦笑した。

「あなたと話していると、どんな結果でも次の調査が用意されている気がするわ」

「記録が残っている限りはな」

「では、記録が残っていなかったら？」

ノアは少し考えた。

「残っていないと確認できたなら、それも一つの結果だ。ただし、探す場所を間違えていないことが条件だけれど」

ヴィオレッタは、その答えを手帳の余白に書き留めた。

記録が見つからないことと、記録が存在しないことは同じではない。

それは、今回の調査でも忘れてはならないことだった。

彼女は最後に、回答照会番号をもう一度確認した。

その番号が、次の手がかりになるかもしれない。

ただし、そこに何が記されているのかは、まだ分からなかった。