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保管台帳の照合

翌朝、ヴィオレッタ・ヴァレンシュタインは、前日に受け取った連絡票を机の上に広げた。

そこには、探していた帳簿の名称と、移管時に付与された整理番号が記されている。

『仮保管関係・補助記録』

ようやく具体的な手がかりを得られたものの、現在の保管場所はまだ分からない。

同じ名称の帳簿が複数存在するため、番号による照合が必要だという注意書きもあった。

「名前だけで探していたら、別の帳簿を見つけて満足していたかもしれないわね」

ヴィオレッタは手帳を閉じ、外出の準備を整えた。

王立記録院に到着すると、閲覧室の入口でノア・ヴァルケインと合流した。

「連絡票は持ってきたか？」

「もちろん。昨日、何度も確認したもの」

「なら、今日は番号の照合だな」

「ええ。できれば今日中に帳簿の所在まで分かるといいのだけれど」

「その希望は、記録院に入る前に置いてきたほうがいい」

「あなたは本当に、人の期待を慎重に扱うのね」

「期待は、証拠が見つかってから持つことにしている」

二人は受付で連絡票を提示し、保存管理部門の保管台帳を閲覧するための手続きを進めた。

しばらくして、職員が一冊の台帳を運んできた。

表紙には、組織改編後に移管された帳簿の保管状況をまとめた記録であることが記されていた。

ヴィオレッタは整理番号を確かめ、該当する項目を探した。

番号は、台帳の中ほどに見つかった。

しかし、その記載を読んだ彼女は、すぐには口を開かなかった。

「……保管区画が二つ記録されているわ」

ノアが隣から台帳をのぞき込む。

一つ目の欄には、移管当初の保管区画が記されていた。

その隣には、後年の変更を示す別の区画番号がある。

さらに、備考欄には短い注記が添えられていた。

『関連帳簿とともに再整理』

「再整理されたのね」

「そう読めるな。ただ、ここには帳簿の移動先が二つ記載されているわけではない。最初の保管区画と、後の変更先だろう」

ヴィオレッタは日付を確認した。

最初の記録は、保存管理部門へ移管された時期と一致している。

一方、変更後の日付は、それより数年後だった。

つまり、帳簿は少なくとも移管後に一度、保管場所を変更された可能性がある。

「この再整理の記録を調べれば、変更の理由が分かるかもしれないわ」

「まずは、同じ変更先の区画に移された帳簿を確認しよう。特定の帳簿だけが移されたのか、区画全体の整理だったのかで意味が変わる」

二人は、同じ保管区画番号を持つ項目を調べた。

すると、同じ時期に複数の帳簿が保管場所を変更されていたことが分かった。

変更理由の欄には、『保管区画の再編』や『関連資料の集約』といった記載がある。

対象の帳簿だけが特別に移されたわけではなさそうだった。

「少なくとも、この移動自体を異常と考える理由はないわね」

ヴィオレッタが言うと、ノアも同意した。

「そうだな。保管場所が変わったことと、資料が隠されたことは別の話だ」

ヴィオレッタは、その言葉を手帳に書き留めた。

ただし、変更後の保管区画が現在も使用されているかどうかは、台帳だけでは確認できなかった。

保管台帳には、さらに新しい整理番号が付与されたことを示す欄があったが、対象の帳簿については空白になっていた。

「この欄が空いているのは、どういう意味かしら」

「凡例を確認しよう」

ノアは台帳の巻末を開いた。

そこには、整理番号の更新に関する説明が記されていた。

保管区画の再編にともなって整理番号が変更された場合、旧番号と新番号を対応させること。

一方、変更が確認できなかった場合には、照合未完了として別途記録を残すこと。

しかし、対象の帳簿には、新しい番号も、照合未完了を示す記号も記されていなかった。

「どちらにも該当しないように見えるわね」

「この台帳だけでは、そう見える。ただ、空欄が何を意味するかまでは書かれていない」

ヴィオレッタは、空欄の前後にある項目を比較した。

別の帳簿では、整理番号が変更された後に、旧番号と新番号の両方が記録されている。

また、照合が終わっていない帳簿には、専用の注記が添えられていた。

対象の帳簿には、そのどちらもない。

彼女は少し考えた後、職員に尋ねた。

「この時期の保管台帳では、記入されていない項目を確認するための補助記録はありますか？」

職員は台帳を確認し、しばらく考えてから答えた。

「当時の再整理に関する記録が、別の部署に残っている可能性があります。ただし、現在の保管台帳とは管理方法が異なりますので、まずは記録の名称を特定していただく必要があります」

「分かりました。参照できる目録があれば、確認させてください」

職員は関連する目録を調べ、数冊の帳簿名を記した一覧を用意してくれた。

ヴィオレッタは、その中にある一つの名称に目を留めた。

『保管区画再編・移管確認簿』

名前から判断する限り、保管区画の変更後に行われた確認作業を記録した帳簿らしい。

対象の帳簿が現在どこにあるのか、あるいは整理番号が更新されなかった理由が分かる可能性があった。

「これを調べましょう」

ノアは一覧を受け取った。

「ただし、今回の帳簿が必ず載っているとは限らない」

「ええ。まずは目録で確認するわ」

二人は閲覧申請を行ったが、該当する帳簿は別の保管区画にあり、すぐには取り寄せられないことが分かった。

必要な手続きを済ませ、返答を待つことになった。

閲覧室を出る前に、ヴィオレッタは保管台帳の該当箇所をもう一度確認した。

対象の帳簿は、移管後に保管場所を変更されていた。

同じ時期に、ほかの帳簿もまとめて再整理されている。

しかし、その後の整理番号を記す欄は空白のままだった。

空白が何を意味するのかは、まだ分からない。

ただ、今回の調査によって、保管場所の変更と、その後の管理状況を分けて考える必要があることが明らかになった。

「少しずつ、調べる範囲が絞られてきたわね」

ヴィオレッタが言った。

「ああ。次は、再編後の確認記録だ」

「そこに対象の帳簿が記されていれば、次の保管先が分かるかもしれない」

「記されていなければ、なぜ記録されていないのかを調べることになる」

「結局、どちらに進んでも調査は続くのね」

「そういうものだろう」

ヴィオレッタは苦笑した。

王立記録院の窓から、午後の光が廊下に差し込んでいた。

彼女は手帳を開き、今日確認した事実を整理する。

移管時の整理番号は保管台帳に記載されていた。

帳簿は後年、保管区画の再編にともなって別の区画へ移されたと考えられる。

しかし、その後の整理番号は確認できず、現在の保管場所も確定していない。

最後に、彼女は次の調査対象として『保管区画再編・移管確認簿』の名称を書き留めた。

今度こそ、空白の先にある記録へたどり着けるだろうか。

まだ答えはない。

それでも、かつては番号しかなかった手がかりが、少しずつ具体的な記録の連鎖へと変わり始めていた。