第六十二章 別管理
「別管理とは、どこか。」
透は、
その言葉を紙の中央に残したまま、
朝まで考えていた。
同じ会社の別部署。
別会社。
外部委託。
別の記録体系。
そして、
まだ分からない。
五つ。
昨日の時点では、
それ以上の候補を増やす必要はないと思った。
しかし、
朝になって、
一つ気づいた。
「別管理」という言葉そのものが、
場所を意味しているとは限らない。
管理する人間が別なのか。
管理する部署が別なのか。
管理方法が別なのか。
あるいは、
管理目的が別なのか。
透は、
紙の「別管理」の横に、
小さく書いた。
「何が別なのか」
まず、
そこからだった。
午前中。
透は、
女から送られてきた「旧記録確認表」をもう一度見た。
移管元。
保存先。
確認日。
確認者。
そのうち、
保存先だけが、
「別管理」となっている。
場所の住所ではない。
部署名でもない。
会社名でもない。
つまり、
この表を作った人間にとっては、
「別管理」と書けば、
どこにあるかを別途確認できる仕組みだったのかもしれない。
透は、
確認表の前後にある資料を探してもらった。
女から、
何枚かの写真が届いた。
一枚目。
「旧記録一覧」。
二枚目。
「移管確認手順」。
三枚目。
「資料管理区分」。
三枚目の最後に、
小さく、
こう書かれていた。
A：業務継続用
B：保存用
C：照会用
透は、
そこで止まった。
「照会用」。
昨日、
元社員から聞いた言葉と近い。
透は、
その下を拡大した。
C区分について、
こう書かれている。
「過去の業務経緯等について照会が必要となった場合に使用する。」
そして、
次の行。
「通常業務では参照しない。」
透は、
その言葉を何度も読んだ。
通常業務では参照しない。
だから、
現在の担当者が、
普段の仕事で見ていない可能性がある。
しかし、
必要になれば、
誰かが参照できる。
つまり、
「消えた」のではない。
「日常から切り離された」
というだけかもしれない。
透は、
その違いを紙に書いた。
消失
非日常管理
二つを分ける。
その時、
女から電話が来た。
「C区分っていうの、見つけた？」
「はい」
「弟も、それを見てたのかな」
「分かりません」
「でも、弟のメールに『別管理』って言葉があった」
透は、
少し驚いた。
「メールに？」
「前に見せてなかった」
「どんなメールですか」
「短いよ」
女は、
画面を見ながら読んだ。
「『別管理になった記録は、通常の窓口からは見えない。』」
透は、
その文章を書き留めた。
「続きは？」
「『だから、窓口を探しても分からない。』」
透は、
一瞬だけ、
今までの調査を振り返った。
古い窓口。
現在の窓口。
仕事上の名前。
会社。
担当者。
それらをずっと追ってきた。
しかし、
弟は、
「窓口を探しても分からない」
と書いていた。
つまり、
窓口の外側にある記録を見ていた可能性がある。
「そのメールの日付は？」
「会社を辞める四日前」
また、
近い。
旧記録確認表の確認日も、
会社を辞める三日前だった。
透は、
二つの日付を並べた。
退職四日前――メール
退職三日前――旧記録確認
しかし、
そこから、
「弟が確認した」とは決められない。
単に、
同じ時期に存在していた記録かもしれない。
透は、
そのことを女に伝えた。
「そうだね」
女は答えた。
「でも、日付は気になる」
「僕もです」
「明日、何を見る？」
透は、
少し考えた。
「C区分が、どこで管理されていたか」
「場所？」
「場所だけじゃありません」
「じゃあ？」
「管理する仕組みです」
電話を切った。
午後。
透は、
現在の会社にもう一度問い合わせた。
今度は、
「旧記録確認表」に書かれていた資料管理区分について聞いた。
担当者は、
最初、
「古い区分なので分からない」
と答えた。
透は、
資料名と年代を伝えた。
しばらくして、
別の担当者につながった。
「C区分についてですね」
「はい」
「現在は同じ呼び方をしていません」
「では、現在は何と呼んでいますか」
「資料の種類によります」
また同じ答えだった。
透は、
質問を変えた。
「過去の業務経緯を照会するための資料は、現在どこで管理していますか」
担当者は、
少し考えてから答えた。
「記録管理部門です」
「通常業務の部署とは別ですか」
「はい」
「外部委託ですか」
「いいえ」
「現在の会社の中ですか」
「そうです」
透は、
最初の四つの候補から、
一つを消した。
外部委託――可能性低下
ただし、
完全には消さない。
「過去の資料も全部そこにありますか」
「全部ではありません」
また、
「全部ではない」。
透は、
もう慣れていた。
「保存期間が終了したものもあります」
「では、旧会社から移管されたC区分の資料は？」
「個別の確認が必要です」
「N―07に関係するものは？」
電話の向こうが、
一瞬静かになった。
「N―07というのは、どの資料でしょうか」
透は、
すぐに具体的な説明をしなかった。
「古い業務分類番号です」
「年代は？」
透は年代を伝えた。
すると、
担当者が言った。
「その番号については、現在の管理番号とは一致しない可能性があります」
透は、
少し驚いた。
「現在も同じ番号が使われていますが」
「同じ番号でも、管理体系が変わっている場合があります」
「では、過去のN―07について照会するには？」
「旧資料の検索が必要になります」
「その検索はできますか」
「権限が必要です」
透は、
そこで質問を止めた。
「分かりました。ありがとうございます」
電話を切った。
机に戻り、
紙を見る。
別管理
↓
現在：記録管理部門
↓
旧資料：個別確認
↓
N―07：旧資料検索に権限が必要
透は、
そこまで書いて、
手を止めた。
「権限」。
以前から何度も出てきた言葉だった。
N―07の処理。
旧管理室。
確認者。
移管。
しかし、
権限があることと、
その人が実際に処理したことは同じではない。
それも、
すでに知っている。
透は、
「権限」と「操作」を別の欄にした。
権限を持つ
実際に確認する
この二つも、
同じではない。
夕方。
白石から、
珍しく先にメッセージが届いた。
C区分を調べているのか。
透は、
少し考えてから、
はい。
と返した。
すぐに返信が来た。
昔は、照会用の資料を別にしていた。
透は、
なぜですか。
と聞いた。
しばらく返信がなかった。
やがて、
日常業務で過去の資料を使うと、現在の情報と混ざるからだ。
と届いた。
透は、
なるほどと思った。
それなら、
「別管理」は、
隠すためではなく、
混同を防ぐための仕組みだった可能性もある。
しかし、
それだけで、
すべてを説明できるわけではない。
透は、
C区分の資料を誰が管理していたか知っていますか。
と送った。
白石の返事は、
短かった。
当時は知っていた。
透は、
今は？
と送る。
知らない。
また、
同じ答えだった。
ただ、
今回はその後に、
一文が続いた。
管理する人が変わっても、資料の区分が残ることはある。
透は、
その言葉を書いた。
人が変わっても、区分が残る。
それは、
名前と同じだった。
人が変わっても、
窓口名が残る。
人が変わっても、
仕事名が残る。
人が変わっても、
番号が残る。
そして、
意味まで同じとは限らない。
透は、
机の上の資料を並べ直した。
「残るもの」と、
「変わるもの」。
今まで、
そこを分けてきた。
しかし、
もう一つ必要だった。
残ったものが、何のために残されたのか。
透は、
紙にその一文を書いた。
夜。
女から、
最後のメッセージが届いた。
弟のパソコンから、C区分の資料が一つ出てきた。
透は、
すぐに開いた。
画像には、
古い一覧表が映っていた。
項目は、
資料区分
管理主体
照会条件
保存期限
その中で、
C区分だけ、
管理主体が空欄だった。
しかし、
照会条件には、
一行だけ書かれていた。
「旧担当部署からの照会依頼による」
透は、
その一行を見つめた。
旧担当部署。
現在の担当部署ではない。
しかも、
管理主体は空欄。
誰が管理しているのかは、
この資料だけでは分からない。
透は、
すぐに女へ返信した。
これ、弟さんが見つけたものですか？
しばらくして、
返事が来た。
分からない。
でも、弟のパソコンの中にあった。
透は、
画面を閉じた。
そして、
新しい紙に、
一行だけ書いた。
「別管理とは、別の場所ではなく、別の経路かもしれない。」
その下には、
まだ何も書かなかった。
ただ、
C区分。
旧担当部署。
照会依頼。
空欄の管理主体。
そして、
N―07。
これらが、
初めて同じ紙の上に並んだ。
それでも、
まだ一人の人間にはつながらない。
透は、
そのことを確認してから、
資料を閉じた。
明日、
見るべきなのは、
管理主体の空欄だった。
誰が管理していたのかではない。
なぜ、
そこだけが空欄になっているのか。
その理由を確認する。
それが分かれば、
「別管理」という言葉が、
少しだけ具体的になるかもしれなかった。
