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名前を出さない議事録

医療機器卸の滝本は取引先との会議記録を読み、報告書に個人名が多すぎると感じた。誰が何を指摘したかを細かく書いた結果、部署間の調整が難しくなっていた。担当者が責められるのを恐れ、次の会議で発言しなくなったからだ。

トラッバの日下部は、決定責任者と発言者を区別する書き方を提案した。判断に必要な承認履歴は残す。しかし検討中の意見をすべて個人へ結びつける必要があるとは限らない。顧客側の規程を確認しながら、会議の記録形式を変えることになった。

良助は整理した文書を見て「誰が考えたかより、誰が決めたかが必要な場所もあるんですね」と言った。滝本は少し驚いた。自分はこれまで、正確さのためにすべての名前を書くべきだと考えていた。だが正確さには、文書の目的に合った情報を残すことも含まれる。

次の会議では、職員が以前より多くの質問を出した。結論が出ない項目もあったが、担当部署と期限は決められた。滝本は会議後に承認欄を確認し、必要な人物の名前だけを残した。

滝本は会議に出席した若い社員から、議事録を読むのが怖いと打ち明けられた。自分の未熟な質問が名前付きで残るからだという。滝本は質問の内容は必要でも、個人の評判を作るための文書ではないと伝えた。次の議事録では不明点の整理と決定事項が中心になった。

滝本は修正前と修正後の議事録を保管し、どの規程に基づいて書式を変えたかも残した。後から説明を求められても困らないためだ。

帰りの電車で、滝本は書類の表題を「問題発言一覧」から「検討事項と決定記録」へ変えた。言葉一つで人間関係がすべて変わるわけではない。それでも翌月の会議へ、もう一度意見を持ち寄れる空気が戻り始めていた。