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保管する理由

野江蓮は顧客ごとのログ保存期間を一覧にしていた。契約で定めた日数、調査に必要な期間、顧客側の法令や社内方針。似ているようでもそれぞれ異なる。便利だから長く残すと、保管費用も取り扱う情報も増えていく。

日下部は顧客へ確認する質問をまとめた。何をどの目的で残しているか。消すと判断した記録はどのように扱うか。事件調査中で保全が必要なものを、通常の自動削除へ混ぜないための手順も必要だった。

野江は子どものころ、捨てられない紙を箱へしまい込んでいた。後で使うと思って残したものほど、必要なときに見つからなかった。会社の記録は思い出の品ではない。保存する目的と期限を決められれば、必要な情報を正しく取り出せる。日下部は削除を実施する担当者と、削除の根拠を承認する担当者を分けた。迷う場合は勝手に処理せず、定められた窓口へ相談する。簡単な言葉にすると、ようやく手順書として読めるようになった。

良助は練習用の表を見て「同じ機械の記録でも、理由が違えば残す期間も違うんですね」と言った。野江は、技術的にできることと契約上行ってよいことが一致しない例を説明した。青年は表に線を引き、答えが未確定の欄を空白のまま残した。

顧客から返事が届くまでの間、野江は別の監視案件を進めた。ひとつの判断が保留でも、日々の点検や報告が止まるわけではない。棚へ戻した資料には次に開く日付を書き、予定表にも記した。

顧客の一社からは「長く残すほうが安心」と返事が来た。野江は否定せず、費用と情報管理の影響を説明する資料を作った。先方の管理者は取締役会で判断するという。すぐに片づかない作業でも、整理すべき理由はある。夕方、野江は期限を迎えた試験用記録だけを定められた方法で削除した。