Microsoft Wordで「Grammarly」を利用するⅡ
前回申し上げた通り、一度サインインに成功した「Grammarly for Microsoft Office」は明示的にログアウト操作を行わない限り、サインインの状態を維持するため、Wordを起動する度にEメールアドレスとパスワードを入力する必要はありません。
ただし今の状態ではまだ「Grammarly」を使う事は出来ません。
「Grammarly」の利用を開始するためには、ここで一旦、Wordを再起動する必要があります。
再起動したWordで「ホーム」タブを選択すると、画面の右上に「Open Grammarly」ボタンが表示されているはずです。
このボタンを再びクリックする事で初めて「Grammarly」の機能が有効になります。
具体的には前回と同じように文書入力用画面が左側に移動します。
そして前回は右側の部分にメッセージと「Log in...」ボタンが表示されましたが、今回は「Grammarly」というタイトル以外は何も表示されていません。
この部分は「Grammarly」の情報表示領域として利用されます。
それと同時に選択対象が「ホーム」タブから「Grammarly」タブに移動します。
「Grammarly」タブが選択されると、新しいボタンが表示されます。
これらのボタンは７つのカテゴリに分類表示されています。
また各ボタンに割り当てられた機能の大部分は、『「Grammarly」のオフィシャルサイトを利用する』の回で紹介しています。
そのため既に紹介済みの機能に関しては、説明を簡略化している場合があります。
具体的なカテゴリとボタンは以下の通りです。
〇Statusカテゴリ
「Close Grammarly」「Open Grammarly」ボタン
機能の概要：Grammarlyアプリが提供する拡張機能の有効・無効を選択します。
「Close Grammarly」ボタンをクリックすると拡張機能が無効になり、ボタンの表示が「Open Grammarly」に変化します。
それと同時に文書入力用画面の右隣にあった情報表示領域が無くなります。
さらにSettingsカテゴリとHelpカテゴリ以外のボタンが全てグレーアウトし、選択不可になります。
拡張機能を有効にするためには「Open Grammarly」ボタンをクリックします。
これによりボタンの表示が「Open Grammarly」から「Close Grammarly」に変化し、情報表示領域とグレーアウトしたボタンが全て元の状態に戻ります。
〇Goalsカテゴリ
「Adjust Goals」ボタン
機能の概要：ユーザーが設定する目標と読者層と合致した形での、文書作成の助言を受ける事が出来ます。
Get tailored writing suggestions based on your goals and audience.
ボタンをクリックすると「Set goals」(目標設定)というタイトルのダイアログボックスが表示されます。
ユーザーはこのダイアログボックスで、どのような文書の作成が目標であるかを設定します。
ダイアログボックスの具体的な設定項目は以下の通りです。
１．Audience (読み手のレベル設定)
どのような読者層に向けた文書なのかを、以下の3種類の設定から選択します。
① General
どんな人でも理解できるやさしい文章です。
② Knowledgeable
一般教養を持っている人向けの文章です。
※初期設定はこれになります
③ Expert
高い教養や専門知識を持つ人のための文書です。
普通の人が文書を理解するためには、何回か読み直しが必要になる場合があります。
２．Formality (形式を尊重するレベルの設定)
きちんと形式を守った文書にするかどうかを、以下の3種類の設定から選択します。
① Informal
くだけた言い回しとスラング(俗語)の使用を許可します。
② Neutral
くだけた言い回しは許可しますが、スラングの使用は制限されます。
※初期設定はこれになります。
③ Formal
スラングと口語を制限します。
３．Domain (分野設定)
作成する文書の分野について、以下の6種類から選択します。
※無料版では初期設定以外への変更は不可能です。
① Academic
学術論文
② Business
ビジネスレター
③ General
一般文書
※初期設定はこれになります
④ Technical
技術的な文書
⑤ Casual
くだけた文書
⑥ Creative
小説のような創作的文書
全ての設定を終了したら、ダイアログボックスの右下にある「DONE」(実行)ボタンをクリックする事で、新しい設定が有効になります。
また「DONE」(実行)ボタンの左側にある「RESET TO DEFAULTS」ボタンを押す事で、変更した設定を初期状態に戻す事も可能です。
次回は、Critical IssuesカテゴリとPremiumカテゴリのボタンについて説明させていただきます。
次回は12月18日（金）20時に公開予定です。
