番外編１（資料）「Project A-7」活動休止案件 関係部門協議 議事録
開催日時: 20XX年X月XX日 14:00–15:30
場所: 本社会議室C(オンライン併用)
作成者: 経営企画室(記録専従)
扱い: 社外秘
出席者
* 経営企画室(議長): 部長
* 法務室: 室長代理
* 技術開発本部: 本部長
* コンテンツ企画部: 部長(Project A-7プロデュース統括)
* マーケティング戦略部: 部長代理
* 広報室: 室長
* カスタマーサクセス部: 課長
議題
1. Project A-7 活動休止に伴う対外告知方針の確定
2. 活動休止スケジュールの確定
3. 後継案件 Project A-9 との接続方針
議事内容
議題1：対外告知方針
経営企画 議長より、Project A-7 の収益性が当期 KPI を下回る見込みであり、当該プロジェクトの活動休止について役員会で内定している旨、共有。
法務 より、サービス停止に伴うユーザーとの利用規約上の関係について報告。事前告知期間は規約上30日以上を確保する必要があり、現スケジュールで条件を満たす見込み。データ削除に関するユーザー通知は別途必須項目として明記。
コンテンツ企画 より、A-7 の対外告知文案について意見。本人発信形式を維持しつつ、「進路を見つめ直す時期」「保護者と話し合った結果」の表現を含める方針を提示。当該キャラクターの口調維持は技術的に可能との確認を技術開発本部に求める旨を要請。
技術開発 より、本人発信形式の対応は可能。ただし告知後の質問・抗議メッセージへの自動応答は停止し、定型のリアクション付与のみに切り替える。当該対応に係る追加開発工数は最小限。
法務 より、告知文中の「再開可能性を示唆する表現」について、明示的な約束として読まれうる文言は避けるよう要請。「またね」「夢の中で少しだけおやすみする」等の比喩的表現は許容範囲との解釈を提示。後日訴訟リスクが発生した際の防衛根拠として、業界先行事例の参照を推奨。
コンテンツ企画 より、表現の比喩性については当該キャラクターの世界観と整合する範囲で調整可能と回答。「またね」の表現は前任 A-3 の終了時にも採用されており、業界標準として確立済みである旨を補足。
マーケティング より、SNS上での集団的反応への対応方針の確認を要請。
経営企画 議長より、本件は「ユーザー反応の管理」項目として別途定めた標準手順に従う旨を回答。詳細は別添マニュアルを参照のこと。
議題2：活動休止スケジュール
経営企画 議長より、活動休止日を 20XX年Y月Z日(金)とする提案。当該日付選定の根拠として、四半期末を避けること、東京証券取引所の取引終了後の発信を可能にすること、週末を挟むことの三点を挙げた。
広報 より、当該日付について業界他社の予定発表との競合がないことを確認済み。
カスタマーサクセス より、現場対応として、告知後14日間は通常の3倍の問い合わせが想定される。当該期間の人員配置について事前調整を要する旨を共有。
経営企画 議長より、人員配置については別途人事と調整する。
議題3：後継案件 Project A-9 との接続
コンテンツ企画 より、A-9 のキャラクター設計について報告。A-7 との性格類似度を内部指標で30%程度に設定済み。声優・デザイナーは A-7 と部分的に共通する人員を起用予定。
法務 より、A-9 が「A-7 の後継」であることを公式に表明することの是非について確認を要請。
経営企画 議長より、公式表明はしない方針。A-9 の発表は A-7 活動休止から最低6ヶ月後とし、それまでは A-9 の存在に言及しない。
コンテンツ企画 より、A-7 の楽曲・コンテンツの再利用については、A-9 の活動開始後、適切な物語構造を伴って実施する方針を確認。「前任の遺したメッセージを後輩が受け取る」形式の企画案について、後日改めて協議する。
マーケティング より、A-7 ファンコミュニティへの自然な誘導手法について、別途プランニングを進める旨を共有。
法務 より、A-7 の会話ログ等のユーザーデータを A-9 の学習に二次利用する可能性について確認。利用規約上の同意取得状況を再確認する必要がある。
技術開発 より、当該データの直接的な学習データ転用は規約上の明示的同意がない限り行わない方針を確認。ただし、A-7 の発話パターンから匿名化・抽象化した形での参照は許容範囲との見解。
法務 より、当該見解について別途書面で正式な確認を取得することを要請。
その他
コンテンツ企画 より、本件について補足。A-7 は当部門で2015年以降、10年にわたり運用してきた案件である。役員会の判断には従うが、本件の進め方そのものについては、関係部署からの異議として議事録に記録するよう要請する。
日々の運用を担当してきた担当者として、今回の決定が現場の意見を一切汲まずに進められたことに対し、強い遺憾の意を表明する。
経営企画 議長より、当該意見は本議事録に記録する。ただし、コンテンツ企画部に求められるのは決定事項の遂行であり、決定プロセスへの意見表明ではない旨、改めて確認されたい。
本件は既に役員会において決定済みの事項であり、現場意見の反映を目的とした審議の対象ではない。
決定事項
1. Project A-7 の活動休止を 20XX年Y月Z日(金)15:30 に対外告知する。
2. 告知形式は当該キャラクター本人発信のSNS投稿、LINE配信、および動画メッセージとする。
3. ユーザー会話ログは活動休止30日後に削除する。
4. Project A-9 の発表は本告知から最低6ヶ月後とする。
次回協議
20XX年X月XX日: 告知文案の最終確認
20XX年X月XX日: 動画コンテンツの内容確認
