第23話 届かない写しと「情報の分断」
イルダンの役所地下、中央制御室の隣に設けられた臨時の作業スペース。
そこへ、朝から職人頭のガルドの怒声が響き渡った。
「だから！ どっちの図面が最新なんだって聞いてるんだよ！」
ガルドは煤けた作業机に、丸まった羊皮紙の図面を叩きつけた。
「今朝、第六区画の配水管のバルブ交換に行ったら、もう新品に変わってたぞ！ 俺の図面じゃ『未修繕・要交換』になってるのにだ！」
その剣幕に、若手事務官のミレナが慌てて自分のデスクから分厚い書類の束――役所が管理している『写し』の台帳を抱えてきた。
「え、ええと……第六区画のバルブですね。おかしいな、私の写しには昨日『修繕完了』って書き込んでありますよ？」
「なんだと？ じゃあなんで俺の現場用の図面には反映されてねえんだ。無駄足を踏まされた職人たちが文句言ってたぜ」
「うーん……でも、私の書類が最新のはずです。昨日、確かに完了報告を受けて書き直しましたから」
「ちょっと待ちなさい、二人とも」
そこへ、奥の書庫からもう一人の事務官、ノラが静かに歩み寄ってきた。
彼女の腕の中には、重厚な革張りの『原本台帳』が抱えられている。イルダンの魔力網と資産のすべてが記された、絶対に失われてはならないマスターデータだ。
ノラは原本のページを開き、冷ややかな声で告げた。
「ミレナ。あなたの写しが最新だと言ったけれど……私の持っているこの原本には、第六区画の修繕完了の『受領印』が押されていないわ。つまり公式には、まだ未修繕の扱いよ」
「ええっ！？ でも、実際に現場のバルブは直ってますし、私の写しには書いてあるんですよ！？」
「事実がどうあれ、原本に記録がなければ予算の清算はできないわ。……まったく。現場の図面、役所の写し、そして原本。三つの情報が全部バラバラじゃない」
ノラが呆れたようにため息をつく。
ガルドは頭を掻きむしり、ミレナは泣きそうな顔で自分の写しと原本を見比べている。
「……また『情報の分断』が起きていますね」
奥の配電盤で作業をしていたアシュレイが、工具を置いて三人の輪に加わった。
彼は机に並べられた三枚の書類――ガルドの図面、ミレナの写し、ノラの原本を順番に指差した。
「前任のボルトンが幅を利かせていた頃は、ノラさんが不正な改ざんから『原本を守る』ことが最優先でした。原本さえ隠して守り抜けば、街の資産を食いつぶされることはなかったからです」
アシュレイの言葉に、ノラは小さく頷いた。
彼女はこれまで、誰にも原本を触らせず、孤軍奮闘で街の記録を死守してきたのだ。
「ですが、街の機能が動き出し、工事や点検が日常的に行われるようになった今、状況は変わりました。いくらノラさんが正しい原本を守っていても、それがガルドさんたち現場に届かなければ、今日のように作業の重複や抜けが発生します」
「……確かに、そうだな。直したはずの場所をまた掘り返すなんて、労力の無駄もいいとこだ」
ガルドが腕を組んで唸る。
「問題の根本は、情報の更新ルールが『一方通行』で、かつ『足跡がない』ことです」
アシュレイは手帳の白紙ページを開き、簡単な図を書き込んだ。
「現場で工事が終わる。それをミレナさんが聞き取って自分の『写し』を更新する。ここまではいい。しかし、その写しの情報がノラさんの『原本』へいつ反映されるのか。そして、新しくなった情報が、いつ現場のガルドさんへ再配布されるのか。……その経路がどこにも決まっていません」
言われてみれば、誰も「どうやって最新情報を共有するか」を取り決めていなかった。
それぞれが自分の手元にある書類だけを信じて仕事を進めた結果、三つの異なる「最新版」が生まれてしまったのだ。
「グランさん……どうすれば、このズレを無くせるんでしょうか。私がもっと頻繁に、現場やノラさんのところへ走って確認に行けば……」
ミレナが申し訳なさそうに提案するが、アシュレイは首を横に振った。
「個人の努力や気合で解決しようとしないでください、ミレナさん。あなたが風邪で休んだら、また情報が止まってしまいます。必要なのは、誰がやっても必ず最新の情報が全員に行き渡る『仕組み』です」
アシュレイは三つの書類を指先でトントンと叩いた。
「考えてみてください。どうすれば『今持っているこの図面が、本当に最新のものである』と、全員が証明できるのかを」
それは、アシュレイからの実務者としてのテストだった。
答えを教えるのは簡単だ。だが、実際に手を動かす彼女たち自身がそれに気づかなければ、仕組みは決して定着しない。
ミレナとノラは顔を見合わせ、並べられた書類をじっと見つめ込んだ。
「……私の写しには、今日の日付は書いてある。でも、それがノラさんの原本とリンクしていないから……」
ミレナがぽつりとこぼす。
すると、ノラが顎に手を当てて、その言葉を引き継いだ。
「原本の更新日と、写しの発行日……。そうか。ただ情報を書き写すだけじゃ駄目なのよ。この紙が『いつの原本を元に作られたものか』という親子の証明が必要だわ」
「あっ！ なら、写しの端に『通し番号』と『原本更新日』を書く欄を作ればいいんじゃないですか！？ ガルドさんが図面を見る時、その番号が古ければ、それはもう古い図面だって一目でわかります！」
ミレナの声が一段明るくなる。
二人の事務官の頭の中で、情報伝達の経路が少しずつ繋がり始めていた。
「……それだけじゃ足りないわ、ミレナ。あなたが写しを新しくしても、現場に配り忘れたら意味がない」
「じゃあ、写しの裏に『回覧順』と『受領印』の枠を作ります！ 私からガルドさんへ図面を渡したら、必ずそこにサインをもらう。そうすれば『誰にいつ最新版を渡したか』の足跡が残ります！」
ミレナの提案に、ガルドがポンと手を打った。
「おう、それなら俺たちもわかりやすいぜ！ サインがない図面は古いってことだからな。作業を始める前に、必ずそのサイン欄を確認するルールを職人たちに徹底させればいい」
「そして、現場から戻ってきた完了報告は、必ず私の前で『原本』に書き写し、最後に私が承認印を押す。……これで、原本と写しと現場の図面が、一つの輪になるわね」
ノラが、重厚な原本台帳の表紙を優しく撫でた。
その目には、これまで一人で記録を抱え込んでいた頃の孤独な光はなく、確かな協力者を見つけた安堵が混じっていた。
「……その通りです。素晴らしい」
アシュレイは小さく拍手をした。
「更新欄、写しの通し番号、回覧の受領印。……この三つが揃って初めて、情報は『届く』ようになります」
ミレナは、手元の写しを力強く胸に抱き直した。
「私、今まで勘違いしていました。ノラさんの原本を守る手伝いをすることが、私の仕事だと思っていました。……でも、違いますよね」
彼女はまっすぐにアシュレイの目を見て、はっきりと言い切った。
「原本を守るだけじゃなく、正しい情報が現場に届かなきゃ、意味がありません。私の仕事は、その『届ける仕組み』を回すことです！」
その言葉に、ノラもふっと口角を上げた。
「そうね。だからこそ、原本も写しも、どちらも死なせない仕組みが要る。……ミレナ、これから忙しくなるわよ。書庫にあるすべての写しに、通し番号を振り直すところから始めましょう」
「はいっ！」
事務方の二人の役割が、初めて完璧に噛み合った瞬間だった。
現場のガルドも満足そうに頷き、新たな図面の受け取りルールを職人たちに伝えるため、足早に作業スペースを去っていった。
一件落着。そう思われた時。
コツコツと、ヒールの音を響かせて、商人ギルドのセルマが作業スペースに姿を現した。
「おや、ずいぶんと良い顔をしてるじゃないか、事務方のお二人さん。……だけど、喜ぶのはこの書類の山を片付けてからにしておくれ」
セルマはドサリと、新しい荷の搬入予定表の束をミレナの机に置いた。
「保守官殿。情報伝達のルールを整理してくれたのはありがたいが、少し急いだ方がいいよ」
「……何かトラブルですか、セルマさん」
アシュレイが問いかけると、セルマは切れ長な目を細め、実務家としての厳しい顔つきになった。
「今日の昼前、南の区画で『どの道が工事中で通れないか』の情報が商人の間で錯綜したんだ。古い写しを持っていた荷馬車が、工事中の道に突っ込んで身動きが取れなくなった」
セルマの言葉に、ミレナの肩がビクッと跳ねる。
「幸い、荷は無事だったし大きな遅れにはならなかった。だがね……こういう『役所から現場への情報の遅れ』が続けば、今度は商人がこの街の情報を信用しなくなる。行政の出す通達が嘘ばかりなら、商人はリスクを避けて他の街へ行ってしまうからね」
セルマは机の上の束を指差した。
「記録の整備や写しの更新は、役所の内輪仕事じゃない。この街全体の『信用』に直結しているんだ。……商人ギルドからの通達は、常に最新で正確なものを頼むよ、ミレナ」
「……っ！ はい！ 絶対に、間違った情報は出しません！」
ミレナは顔を引き締め、即座に新しい通し番号のスタンプを準備し始めた。ノラもその横で原本を開き、二人三脚での更新作業に没頭していく。
「厳しいことを言うようですが、彼女の言う通りです。仕組みができたら、次はそれを運用で証明しなければなりません」
アシュレイの言葉に、セルマは「期待してるよ」と短く残して、再び足早に立ち去っていった。
――情報の更新経路の確立。
また一つ、街の機能は「壊れにくい」運用体制へと前進した。
アシュレイは手帳のページに、二人の事務官の名前と共に『文書管理規則の制定』と書き込んだ。
直した街を動かすための土台は、少しずつ、だが確実に固まりつつあった。
