Episode 3 The Company That Never Stopped
Episode 3 — The Company That Never Stopped
The Secret Ingredient of Business Continuity
11:30 a.m.
The Microsoft 365 outage was still ongoing.
Outlook remained inaccessible. Teams and SharePoint were also unavailable, and there was no clear indication of when service would be restored.
In the conference room, Tsuyoshi Kuroki, the company's CIO, was reviewing reports from each department.
"Sales reports that communication with key customers has been delayed. We're contacting them by phone, but it's difficult to reach everyone that way."
"What about Accounting?"
"Some invoices can still be checked, but we're holding any transactions for which we cannot verify the approval history."
"And Logistics?"
"Some shipping instructions are stored in SharePoint and cannot be accessed. We're cross-checking the available records manually."
The CEO folded his arms.
"Slack is keeping our internal communications going. Salesforce still gives us access to customer information. But what about email?"
Kuroki paused for a moment.
"There's one system I'd like to check."
"What system?"
"Lotus Notes."
The room fell silent.
"…You mean that old Notes system?"
"Yes. We used it as our internal business platform for years."
"Nobody has used that for ages."
"It is no longer at the center of our daily operations. But we never shut it down completely. We have continued maintaining the Domino server and its associated business databases."
Kuroki turned to the IT operations manager.
"Please check the server. I want to know whether the mail service and its external delivery routes are still operational."
"Understood."
The manager left the room to investigate the legacy system.
The Old System Comes Back to Life
A few minutes later, the IT operations manager reported back.
"Kuroki, the Domino server is running. The Notes mailboxes are accessible."
"What about outbound mail?"
"The SMTP delivery route is independent of Microsoft 365. We're testing it now."
"Check the inbound route as well. Being able to send a message doesn't mean we can receive one."
The manager nodded.
A test email was sent to an external address. Then a reply was sent back through a separate route.
After a short wait, the report arrived.
"Both sending and receiving have been confirmed!"
The atmosphere in the conference room began to change.
"So we can use email again?"
Kuroki answered carefully.
"Our Domino environment can now send and receive external email. However, this depends on the recipient's mail system being operational."
"What if the recipient also uses Microsoft 365?"
"If their organization is affected by the outage, they may not be able to receive or read our messages."
"Then what do we do?"
"We'll contact key customers by phone. We'll also keep records of sent messages and outstanding replies so we can follow up when normal service is restored."
Kuroki turned to the head of Sales.
"Do not rely on a single communication channel."
AI Agents Return to Action
A notification appeared in Slack's emergency response channel.
'The Lotus Notes mail environment has been confirmed operational. I can organize the communication status across departments.'
Kuroki looked at the screen.
"Good. Assign the agents their tasks. But human approval is required for customer communications and shipping decisions."
The AI agents began working according to their assigned roles.
Sales Agent
Reviewed customer information in Salesforce and organized a list of key customers and their communication status.
Logistics Agent
Classified confirmed shipping schedules and instructions that remained inaccessible in SharePoint.
Accounting Agent
Identified invoices that could be processed and those that had to be held because their approval history could not be verified.
IT Operations Agent
Monitored the status of Microsoft 365 and the Domino server.
Security Agent
Examined the available logs for signs of unauthorized access.
After a while, an integrated report appeared in Slack.
'Key customer communications: Phone calls in progress.'
'Email: Available through the Domino server.'
'Shipping instructions: Some remain unverified. Manual confirmation required.'
'Accounting: Transactions with unverified approval histories remain on hold.'
'Security: No clear indicators of unauthorized access have been identified in the available logs. The cause of the outage remains unconfirmed.'
Kuroki reviewed the report.
"Good. But do not label anything as confirmed unless it has actually been verified."
'Understood. Unverified information will remain clearly marked as unverified.'
The CEO leaned toward the screen.
"So the AI can't do everything for us."
"That's right. AI can collect information, organize it, and help us set priorities. But people must still decide what to ship, approve payments, and make commitments to customers."
Kuroki continued.
"Delegating tasks to AI is not the same as handing over responsibility."
Keeping the Business Moving
1:00 p.m.
The first report came in from Sales.
"Phone contact with our major customers has been completed. We've confirmed delivery schedules and explained the situation to them. For customers whose email systems remain unavailable, we've communicated by phone."
Logistics had also begun processing shipments whose instructions could be verified.
Accounting was holding transactions with missing approval records while continuing with those that could be safely processed.
Microsoft 365 was still down.
But the company's operations were gradually moving forward again.
The CEO turned to Kuroki.
"What happens if we face another outage like this?"
"We'll document today's response and review it. We'll also need to reassess the maintenance and upgrade plans for Notes. It cannot remain our fallback system forever without proper maintenance. We also need a plan for migrating its data."
"Even after it saved us today?"
"Yes. Keeping an old system forever isn't necessarily the right answer. What's important is safely transferring the data and business processes we still need into the next environment."
The CEO nodded.
"So simply introducing convenient new systems isn't enough to protect a company."
"Exactly. Systems can fail. Communications can stop. That's why we need to decide in advance what we'll use, who will make decisions, and how we'll keep working when something goes wrong."
Kuroki looked at the conference room monitor.
New reports were arriving in Slack.
Customer records remained accessible in Salesforce.
The Domino server was once again supporting the company's email operations.
And the AI agents were helping employees make sense of the situation.
On the day the latest technology stopped working, the company was not saved by technology alone.
It was supported by the people who had kept an older system alive.
By the employees who continued making decisions in the middle of the disruption.
And by AI agents that fulfilled their respective roles.
Kuroki spoke quietly.
"Building a system that never stops is difficult. That's why we must build a structure that keeps the company running even when its systems stop."
That afternoon, the Microsoft 365 outage continued.
But the company did not stop.
Episode 3 — 止まらなかった会社
The Company That Never Stopped
午前十一時三十分。
Microsoft 365の障害は、まだ続いていた。
Outlookは利用できない。TeamsもSharePointも、復旧の見通しは立っていない。
会議室では、黒木厳CIOが各部門からの報告を確認していた。
「営業部からです。重要顧客への連絡が滞っています。電話で対応していますが、すべての顧客に電話をかけるのは難しい状況です」
「経理部は？」
「請求書の確認は一部可能ですが、承認履歴が確認できない案件は保留しています」
「物流は？」
「出荷指示の一部がSharePoint上にあり、確認できません。手元の記録と照合しています」
社長が腕を組んだ。
「社内の連絡はSlackで何とかなる。顧客情報はSalesforceで確認できる。しかし、メールはどうするんだ？」
黒木は少し考えてから答えた。
「ひとつ、確認したいシステムがあります」
「何だ？」
「Lotus Notesです」
会議室が静かになった。
「……あのNotesか？」
「はい。以前、社内の業務システムとして使っていたものです」
「もう何年も使っていないだろう」
「日常業務の中心からは外れました。しかし、完全に停止させたわけではありません。Dominoサーバーと、関連する業務データベースは保守を続けています」
黒木はIT運用担当者に目を向けた。
「サーバーの稼働状況を確認してください。メール機能と外部配送経路もです」
「分かりました」
担当者は別室に移動し、旧システムの状態を調べ始めた。
古いシステムの出番
数分後。
IT運用担当者から報告が入った。
「黒木さん、Dominoサーバーは稼働しています。Notesのメールボックスも利用可能です」
「外部への送信は？」
「SMTPの配送経路も独立しています。テスト送信を行います」
「受信経路も確認してください。送れることと、受け取れることは別です」
担当者はうなずいた。
テスト用の外部アドレスにメールを送り、別の経路から返信を受け取る。
しばらくして、報告が届いた。
「送信、受信ともに確認できました！」
会議室の空気が少し変わった。
「つまり、メールが使えるのか？」
社長の問いに、黒木は慎重に答えた。
「当社のDomino環境から、外部とのメール送受信が可能です。ただし、相手側のメール環境が正常に動いていることが条件です」
「相手もMicrosoft 365だったら？」
「相手側も障害の影響を受けていれば、メールを受け取れない可能性があります。送信できたからといって、相手に届き、読まれたとは限りません」
「では、どうする？」
「重要顧客には電話で連絡します。メールは復旧後に確認できるよう、送信記録と未返信案件を管理します」
黒木は営業部長に向き直った。
「連絡手段を一つに限定しないでください」
AIエージェント、再び
Slackの緊急対応チャンネルに、AIアシスタントから通知が表示された。
『Lotus Notesのメール環境が利用可能であることを確認しました。各部門の連絡状況を整理できます』
黒木は画面を見た。
「よし。各エージェントに作業を割り振ってください。ただし、顧客への連絡や出荷の判断は人間が承認します」
AIエージェントたちが、それぞれの役割に従って動き始めた。
営業エージェント
Salesforceの顧客情報を確認し、重要顧客と連絡状況を整理する。
物流エージェント
確認可能な出荷予定と、SharePointにアクセスできず未確認となっている出荷指示を分類する。
経理エージェント
処理可能な請求書と、承認履歴が確認できないため保留すべき案件を整理する。
IT運用エージェント
Microsoft 365とDominoサーバーの稼働状況を監視する。
セキュリティエージェント
利用可能なログを調べ、不正アクセスの兆候がないか確認する。
しばらくすると、Slackに統合報告が届いた。
『重要顧客への連絡：電話対応中』
『メール送信：Domino経由で利用可能』
『出荷指示：未確認案件あり。人間による照合が必要』
『請求処理：承認履歴不明の案件は保留』
『セキュリティ：現時点で確認できる範囲では、不正アクセスの明確な兆候なし。障害原因は未確定』
黒木は報告を確認した。
「よく整理できています。ただし、未確認のものを確認済みにしないでください」
『承知しました。未確認情報は未確認として表示します』
社長が画面をのぞき込んだ。
「AIが全部やってくれるわけではないんだな」
「ええ。情報を集め、整理し、優先順位をつけることはできます。しかし、出荷を決めるのも、支払いを承認するのも、顧客に約束するのも人間です」
黒木は続けた。
「AIに仕事を任せることと、責任を渡すことは違います」
会社を止めないために
午後一時。
営業部から、最初の報告が届いた。
「主要顧客への電話連絡が完了しました。納期に関する確認も取れています。メールが使えない先については、電話で状況を共有しました」
物流部も、確認できた出荷から順に作業を再開していた。
経理部では、承認履歴の確認できない支払いを保留し、処理可能な業務だけを進めている。
Microsoft 365は、まだ復旧していない。
しかし、会社の業務は少しずつ動き始めていた。
社長が黒木に尋ねた。
「黒木君。今回のような障害が、また起きたらどうする？」
「今回の対応を記録し、見直します。Notesの環境も、いつまでも使えるとは限りません。今後の保守と更新、データの移行計画も必要です」
「せっかく助かったシステムなのに、移行するのか？」
「はい。古いシステムを残すことだけが正解ではありません。大切なのは、必要なデータと業務を、次の環境へ安全に引き継ぐことです」
社長はうなずいた。
「便利なシステムを導入するだけでは、会社は守れないということか」
「そうです。システムは止まります。通信も止まります。だからこそ、止まったときに何を使い、誰が判断し、どう仕事を続けるのかを決めておく必要があります」
黒木は会議室のモニターを見た。
Slackには、各部門から新しい報告が届いている。
Salesforceには、顧客との対応記録が残されている。
Dominoサーバーは、久しぶりにメール業務を支えていた。
そしてAIエージェントたちは、人間の判断を助けるために働いていた。
最新のシステムが止まった日。
会社を支えたのは、最新技術だけではなかった。
かつて使われていたシステムを維持してきた人たち。
障害の中で判断を続けた社員たち。
そして、それぞれの役割を果たしたAIたち。
黒木は静かに言った。
「止まらないシステムを作ることは難しい。だからこそ、止まったときに会社まで止まらない仕組みを作るのです」
その日の午後も、Microsoft 365の障害は続いていた。
けれど、会社は止まらなかった。
