段取り編２ 今更気が付く頭抱える程の作業量
ガイドブックを買って数日後、御昼時に会長室に呼び出される。
夏と真逆の体の水分干からびさせ、目ん玉が芯からカピカピになり人間ひもの製造機の様なレベルで暖房を利かせる事こそが正義、馳走、持て成しだ、と言わんばかりの強さで遠慮無くエアコンをガンガン掛けまくった会長室に入り座ると、自分がこれから温燻にでもさせられるのかな、という錯覚に落ちいってしまう。
「で、どうなった？」
「まず日程を最終的に確定させたい。今回ニューヨーク、ボストンの２都市周遊、という形になるけど、日付変更線移動日で１日消化になる事は知っての通り。だから都市間移動で１日弱使用する事も踏まえれば、最低５泊７日、出来れば６泊８日位の日程は確保したい。それが固まれば今日中にも航空券の確保に動ける」
会長は卓上のカレンダーをめくる。２０１９年の時も似た様な事あったっけ。
「会社の休みのスケジュールは何日から何日までだ？」
「１１日金曜祝日から１６日水曜日までだね」
「それなら、６泊８日のスケジュールにしなさい。日程は８月１０日木曜日から、えーっと８日だから１７日木曜日までか」
「その場合、前後１日づつ多く休みを頂くことになるね。それと１０日の税金納付時は私達がいない事になるから、その前日９日までに納付する必要がある」
「ああ、そんなのは問題無い。お前がキチンと前後の入出金予定を確認し当座残高をチェックしながらやれば良いだけの話だ。で、それぞれの都市で泊る所も確保したのか？」
「いくつか候補をリストアップしてるけど、現時点でどこのホテルも空き状況は空室有になっている。だから、まだいろいろ考える時間はあると思う」
「で何処に行くとか、何をするのかとかは決めたのか？」
私はソファに背中を預けながら顔を上に向け息を吐く。
「まあ、実はそこが一番の問題点になると思う。幾つかの目的地に関しては、例えば会長が息子を連れて行きたい、といっていたボストン美術館なんかもそうなんだけど、基本的に日程を確定させてチケットをネット経由で購入しなきゃいけないから、事前に予約を入れる必要がある。ひょっとして空いているなら、当日いきなり行っても大丈夫なのかも知れないけれど、そこまではまだ調べ切れていない」
眼鏡を外し、ポケットからハンカチを取り出しレンズを拭く。
本来は眼鏡拭きでクリーナーを併用した方がレンズの保持につながるんだが、何か細かい汚れが気になったのでハンカチで拭く事にした。
口をガパッて開け、レンズ部分を口の中ほどまで突っ込み「はぁーーっ」と息を吐く。
レンズは真っ白に曇り、そこをハンカチで拭きとる。
以前同じ事を外出先とかでやってその時妻は「そんな臭い息ではーっとかやったら、もっと眼鏡が汚くなりそう」と面白可笑しく言っていたが、そんな事は無い・・・はずである。
「そして、それよりも厄介なのが時間指定のイベント、例えば観光ガイド付きツアーとかは現地定時集合厳守だし、それが天候等で左右されるイベントとかだったら、もっと条件次第で振り回される事になるからスケジュール管理、と言う面では結構厳しいものがある」
「野球なんかもその類だな」
「そう、タイミング良く私達が行っている時に、去年１２月に入団が決まった千賀投手がニューヨークメッツのホームゲームで投げるチャンスがあるかも知れない。でも彼は先発投手として登板する予定だから先発ローテーションなんかは流動的だし、運よく当たればラッキー位で考えておかなきゃいけない。野球はサッカーとは違って雨天中止のケースも多いからね」
左右の眼鏡がキレイになって掛け直す。
「で、キャンセルでお金が戻って来ないケースもあるし、余りにもそういったイベントでスケジュールをギチギチに詰め込み過ぎると、ほんのちょっとのズレで、予定がガタガタに狂ってしまう。だから、食事にしてもディナーは予約を入れる必要性がほとんどのケースで求められるからスケジュールを確定させるけど、昼食とかは午前中の予定が『押してしまう』ケースとかも十分あり得るから、怖くて時間指定とか出来ないね」
「まあ、昼飯とかはそんな予約入れなきゃ入店出来ない様なこジャレタとこ行かなくっても良いんだよ。どっかのファーストフードとかでも良いんだから、んなもん気にするな」
「そう言って貰えるのは嬉しいけど、流石に昼食が毎回ファーストフードだらけってのもどうかと思うけどね。まあそんな感じだから、順番的には日程確定＞国際航空券の確保＞各都市における各人の観光目的優先順位をヒアリング＞ヒアリングした情報を基に優先順位の確定＞２都市間での日程割り振り＞確定後に国内線の予約＞その複数目的地に対するアクセスが良く、滞在環境が良いホテルの確定＆予約＞各日程のスケジュールを優先順位の高い順から埋める作業、特に要予約時間厳守のイベントを優先的に日程をずらしながら枠を押さえる形にする＞夕食の予約＞各日程の空き時間を加味したスケジュール空欄部分の埋め込み・・・こんな順番かな？」
指折りながら口に出して確認する。
うん、我ながらこりゃとんでもない作業量になるな、と確信した。
特に一番最後の空欄部分の埋め込みに関しては、サブイベント消化が中心になる。
前のメインイベントから次のメインイベントまでの空白時間内で、前メインイベント会場からサブイベント目的地までの移動＞現地到着後サブイベント消化開始＞サブイベント消化後次のメインイベント会場までの移動となるから、地下鉄やバス、場合によってはタクシーやウーバー、リフト等を組み合わせて時間内にある程度余裕を持って間に合わせられるスケジュールを組む必要がある。
それぞれにヒアリングして優先順位の高い内容をメインイベントとしてスケジュールを作成、日程に組み込んだ後、そのエリアから次のメインイベント開始時刻までにアクセス可能な範囲の中で消化出来るサブイベントの候補を複数リストアップ、双方興味がある内容を採択し、スケジュール内に組み込む、という作業が各種メインイベントの合間時間それぞれに必要となる。
それを全日程で。
何となく想像はしていたが、改めて現実が旅団単位で攻め込んで来て、ちょっと頭がクラクラして来た。
どうすんべか、これ？
