手野市公文書管理条例
・第1章 総則
第1条 目的
本条例は、市の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用しうるものであることをかんがみ、公文書等の管理に関する手野市の基本的な事項を定めることによって、行政文書等の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等をはかり、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市が行うその諸活動を現在および将来の国民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
第2条 定義
本条例において、「実施機関」とは、市長、議会、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、人事委員会、農業委員会、消防委員会、固定資産評価審査委員会及び消防長並びに市が設立した地方独立行政法人（地方独立行政法人法（平成15年法律第118号）第2条1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。）をいう。
２、本条例において「公文書」とは、実施機関の職員が職務上作成し、または取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、時期的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。但し、次の各号に掲げるものを除く。
一 公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売し、または頒布することを目的として発行されるもの
二 特定歴史公文書等
三 図書館、博物館その他これらに類する施設において、歴史的もしくは文化的な資料または学術研究用の資料として特別の管理がされているもの。但し、前号に掲げるものを除く
３、本条例において「歴史公文書等」とは、歴史資料として重要な公文書その他文書のうち、市長が別に定める基準に適合するものをいう。
４、本条例において「特定歴史公文書等」とは、歴史公文書等のうち、次に掲げるものをいう。
一 公文書あるいは歴史公文書等のうち、別に定める公文書館に移管されたもの
二 法人その他の団体（実施機関を除く。以下、「法人等」と称する。）または個人から公文書館等に寄贈され、または寄託されたもの
５、本条例において「公文書等」とは、以下に掲げるものをいう。
一 公文書
二 特定歴史公文書等
第3条 他の法令等との関係
公文書等の管理については、法律もしくは本条例に基づく命令、または他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、本条例に従う。
・第2章 公文書の管理
第4条 公文書の作成
実施機関の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程ならびに当該実施機関の事務および事業の実績を合理的に跡付け、または検証することができるよう、処理にかかわる事案が軽微なものである場合を除き、公文書を作成しなければならない。
第5条 整理
実施機関の職員が公文書を作成し、または取得したときは、当該実施機関の長は、規則で定めるところにより、当該公文書を分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定しなければならない。
２、実施機関の長は、能率的な事務または事業の処理および公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、適時に相互に密接な関連を有する公文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物（以下、「公文書ファイル」と称する。）にまとめなければならない。
３、前項の場合において、実施機関の長は、規則で定めるところにより、当該公文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間および保存期間の満了する日を設定しなければならない。
４、実施機関の長は、第1項および前項の規定により設定した保存期間および保存期間の満了する日を、規則で定めるところにより、延長することができる。
５、実施機関の長は、公文書ファイルおよび単独で管理している公文書（以下、「公文書ファイル等」と称する。）について、保存期間（延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。）の満了前のできるかぎり早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当するものにあっては規則で定めるところにより公文書館への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。
６、前項において廃棄の措置をとることとなった公文書ファイル等については、電磁的記録として保存しなければならない。
第6条 保存
実施機関の長は、公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じて、適切な保存および利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じたうえで保存しなければならない。
第7条 管理簿
実施機関の長は、公文書ファイル等の管理を適切に行うため、規則で定めるところにより非公表と定められた公文書ファイル等を除き、公文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置および保存場所その他の必要な事項を帳簿（以下、「公文書ファイル管理簿」と称する。）に記載しなければならない。
２、実施機関の長は、公文書ファイル管理簿について、規則で定めるところにより、当該実施機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに電子情報処理組織を使用する方法その他情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
第8条 保存または廃棄
実施機関の長は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、本条例もしくは規則の定めるところにより、公文書館等に移管しまたは廃棄しなければならない。
２、市長以外が前項の規定により公文書ファイル等を廃棄する場合は、あらかじめ市長と協議を行わなければならない。
３、第1項の規定により公文書館等に移管した公文書ファイル等について、移管を受けた公文書館等の長は年に1回、市長にその管理状況について報告しなければならない。
第9条 管理状況の報告等
実施機関の長は、公文書ファイル管理簿の記載状況その他の公文書等の管理の状況について、毎年度、市長に報告をしなければならない。
２、市長は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表するとともに、公文書管理委員会並びに市議会へ報告をしなければならない。
第10条 公文書等管理規則
実施機関の長は、公文書等の管理が適正に行われることを確保するため、公文書等の管理に関する定め（以下、「公文書管理規則」と称する。）を設けなければならない。
２、公文書管理規則には、公文書等に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
一 作成に関する事項
二 整理に関する事項
三 保存に関する事項
四 公文書ファイル管理簿に関する事項
五 移管または廃棄に関する事項
六 管理状況の報告に関する事項
３，実施機関の長は、公文書管理規則を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。
・第3章 歴史公文書等の保存等
第11条 歴史公文書等の保存
実施機関は、歴史公文書等について、第16条の規定に基づき廃棄されるにいたる場合を除き、永久に保存しなければならない。
２、実施機関の長は、歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存および利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じたうえで保存しなければならない。
３、実施機関の長は、歴史公文書等に個人情報（生存あるいは死去を問わず個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。以下同じ。）をいう。）が記録されている場合には、当該個人情報の漏洩の防止のために必要な措置を講じなければならない。
第12条 特定歴史公文書等の保存
実施機関は、特定歴史公文書等として指定をされた公文書について、遅滞なく、公文書館に移管しなければならない。
２，公文書館長は、特定歴史公文書等について、第17条の規定に基づき廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。
３、公文書館長は、特定歴史公文書等について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存および利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じたうえで保存しなければならない。
４、公文書館長は、特定歴史公文書等に生存個人情報（生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものも含む。）をいう。）が記録されている場合には、当該個人情報の漏洩の防止のために必要な措置を講じなければならない。
５、公文書館長は、条例又は規則で定めるところにより、特定歴史公文書等の分類、名称、移管または寄贈もしくは寄託をした者の名称または氏名、移管または寄贈もしくは寄託を受けた時期および保存場所その他の特定歴史公文書等の適切な保存を行い、および適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。
第13条 歴史公文書等の利用請求およびその取扱い
実施機関の長並びに公文書館長は、当該実施機関または公文書館等に保存されている歴史公文書等について前条第5項の目録の記載に従い利用の請求があった場合は、次に掲げる場合を除き、これを利用させなければならない。
一 個人情報の保護の観点から別に定める規則に基づいて公表を行うことが適切ではないと判断された場合
二 当該歴史公文書等がその全部または一部を一定の期間公にしないことを条件に寄贈されまたは寄託され、当該期間が経過していない場合
三 当該歴史公文書等の原本を利用に供することにより当該原本の破損もしくはその汚損を生ずる恐れがある場合
四 実施機関の長または公文書館長が当該原本を現に使用している場合
２、実施機関の長並びに公文書館長は、前項に規定する利用の請求（以下、「利用請求」と称する。）にかかわる歴史公文書等が前項第1号に該当するか否かについて判断するにあたっては、当該歴史公文書等が公文書として作成または取得されてからの時の経過を考慮しなければならない。
第14条 利用の方法
実施機関の長並びに公文書館長が歴史公文書等を利用させる場合には、文書または図画については閲覧または写しの交付の方法により、電磁的記録についてはその種別、情報化の進展状況等を勘案して規則で定める方法により行う。但し、閲覧の方法により歴史公文書等を利用させる場合にあっては、当該歴史公文書等の保存に支障を生ずる恐れがあると認めるときその他正当な理由がある時に限り、その写しを閲覧させる方法により、これを利用させることができる。
第15条 手数料
利用請求をする者は、規則で定めるところにより手数料を納めなければならない。
第16条 歴史公文書等の廃棄
実施機関の長並びに公文書館長は、歴史公文書等として保存されている文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、市長と協議を行い、その同意を得て、当該文書を廃棄することができる。
２、前項の廃棄を行った場合、速やかに、公文書管理委員会に報告しなければならない。
第17条 特定歴史公文書等の廃棄
公文書館長は、特定歴史公文書等として保存されている文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、公文書管理委員会と協議を行い、その同意を得て、市長の承認を経て、当該文書を廃棄することができる。
２、前項の廃棄を行う決定を行う場合、公文書管理委員会は、事前に手野市議会に報告を行わなければならない。
第18条 保存および利用の状況の報告等
実施機関の長並びに公文書館長は、歴史公文書等の保存および利用の状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。
２、市長は、毎年度、前項の報告を取りまとめ、その概要を公表するとともに、公文書管理委員会へ報告をしなければならない。
第19条 利用等規則
実施機関の長並びに公文書館長は、歴史公文書等の保存、利用及び廃棄が本省の規定に基づき適切に行われることを確保するため、歴史公文書等の保存、利用及び廃棄に関する定め（以下、「利用等規則」と称する。）を設けなければならない。
２、利用等規則は、歴史公文書等に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。
一 保存に関する事項
二 第15条に規定する手数料その他一般の利用に関する事項
三 廃棄に関する事項
四 保存及び利用の状況の報告に関する事項
３、実施機関の長並びに公文書館長は、利用等規則を設けようとするときは、あらかじめ、市長に協議し、その同意を得なければならない。これを変更しようとするときも、同様とする。
４、実施機関の長並びに公文書館長は、利用等規則を設けた時は、遅滞なく、これを公表し、公文書管理委員会に報告しなければならない。これを変更したときも、同様とする。
・第4章 公文書管理委員会
第20条 設置
公文書管理にかかわる政策の適正かつ円滑な実施を図るため、手野市公文書管理委員会（以下、「委員会」と称する。）を置く。
２，委員会は、本条例の規定によりその権限に属させられた事項を処理する。
第21条 委員
委員会の委員の定数は5名とする。
２、委員会において、専門の事項を調査させるため必要があるときは、専門委員を置くことができる。
３、専門委員を置く場合、第1項の定数に加えさらに3名を委員会の委員の定数とすることができる。
４、委員は、公文書の管理について知識経験を有する者のうちから市長が委嘱する。
５、委員の任期は2年間とする。但し、補欠委員の任期は、前任者の残任期間とする。
６、委員は、再任されることができる。
第22条 諮問
実施機関の長並びに公文書館長は、規定に基づき、同意を得なければならないときには、委員会へ諮問をしなければならない。
２、実施機関の長並びに公文書館長は、公文書管理規定および利用等規則を設けようとするときは、委員会へ諮問をしなければならない。
第23条 資料の提出等の求め
委員会は、その所掌事務を遂行するため必要があると認める場合には、実施機関の長並びに公文書館長に対し、資料の提出、意見の開陳、説明その他必要な協力を求めることができる。
第24条 規則
本章の規定のほかに、委員会の組織及び運営に関し必要な事項は、委員会規則で定める。
・第5章 雑則
第25条 研修
実施機関の長並びに公文書館長は、それぞれ、当該実施機関または公文書館の職員に対し、公文書等の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識および技能を習得させ、および向上させるために必要な研修を行うものとする。
第26条 委任
本条例に定めるもののほか、必要な事項は、実施機関および公文書館が定める。
以下のサイト、法令等を参考にしました。
・一般財団法人「地方自治研究機構」＞公文書管理に関する条例
http://www.rilg.or.jp/htdocs/img/reiki/019_officialdocumentmanagement.htm
・e-Gov法令検索＞公文書等の管理に関する法律（平成二十一年法律第六十六号）
https://elaws.e-gov.go.jp/
・公文書等の管理に関する条例（令和元年10月7日条例第10号）：兵庫県
https://ops-jg.d1-law.com/opensearch/SrJbF01/init?jctcd=8A85CFF43A&houcd=H501901010010&no=1&totalCount=22&fromJsp=SrMj
・草津市市政情報の管理に関する条例（平成24年12月27日条例第22号）
https://www1.g-reiki.net/kusatsu/reiki_honbun/k007RG00001594.html
・野洲市公文書の管理に関する条例（令和2年3月25日条例第1号）
http://www.city.yasu.lg.jp/section/reiki_int/reiki_honbun/r042RG00001583.html
・金沢市公文書等の管理に関する条例（令和3年3月22日条例第2号）
https://www.city.kanazawa.ishikawa.jp/reiki/reiki_honbun/a400RG00001793.html
・犬山市公文書管理条例（令和３年３月24日条例第１号）
https://ops-jg.d1-law.com/opensearch/SrJbF01/init?jctcd=8A85833114&houcd=H503901010001&no=1&totalCount=3&jbnJiten=5030617
