同じ納付書が２通届くトラブル
祝 ５００話達成 (≧▽≦)
コンビニエンスストアのレジで支払う方法で年会費を納付する書類等一式が入った封筒が、同じ日に友人宅に２通届いたそうです。
私も同じ会に入っていて、今は幹事をしているので、携帯電話の番号が登録してある会の事務局をしている方に、早速電話で問い合わせと確認をしてみました。
幹事の年会費については、幹事会が定期的に開催されているため、経費削減で集金代行サービスの手数料をケチるために、幹事会当日での現金支払いなのですよ。
だから私の自宅には『年会費の納付書』が届きません。
「✕✕さんこんばんは～、今日は休日で悪いと思ったけど電話させてもらったよ。〇〇さんの自宅に年会費の納付書が入った封筒が２通届いているそうだけど、二重処理や二重発送していない？」
「え～～、印刷機がジャムったからかも・・・他の会員の方たちからは、今のところ問い合わせは１件も無いし・・・」
「ジャムった印刷物について、だふって印刷されていないか、その前後の確認等はしっかりしたの？」
「・・・・・してないかも・・・」
そんな感じの電話のやりとりがありました。
その後に現物確認のため、友人宅まで行って２通の封筒と納付書を見せてもらいました。
すると、ものの見事に、同じ宛先の封筒や納付書等一式が２通ありました。
今回の納付書を送付する封筒は『窓付き封筒』ではないので、別の作業で封筒に住所氏名の印刷をしたはずなのだから、納付書の住所氏名と封筒の住所氏名で突合して封入しているはずなのに、この封入作業でも新たなミスをしているわけです。
推測ですが、納付書が残ったからと、何も理由・原因も考えずに、残った分の納付書用に新たに住所氏名を封筒に印刷し、件数確認もせず郵送してしまったのでしょうからね。
他の会員の方たちに、２通の納付書が届いてないことを、万が一間違って届いていたとしても、２通の納付書で重複して年会費納付をされないことを願うばかりです。
誤納付の返金作業って、相手へのお詫びと説明が大変だし、中々手間がかかりますからね。
