9月5日 火曜日 隊長会議の資料作り
若干ですが、朝の気温が涼しくなったかなと思ったんですが、社員様が出社されることになると、やっぱり暑くなってきましたね。今日も安定の猛暑日になりそうです。
『お疲れ様です。中町です。』
中町さんから連絡が入ったのは、午前中の業務を一通り終えたあたりでした。
「お疲れ様です。」
『昨日は川室の研修ありがとうございました。やつは大丈夫でしたか？』
「ええ、もう三人とも、バックアップだけしっかりしておけばお任せして大丈夫そうですよ。」
それを聞いて中町さんは安心したのか、少し嬉しそうな声で話を続けました。
『よかったです。じゃあ、亮さんもいつでも有休取って大丈夫ですからね。タイミング見て旅行でも計画しましょうか。』
「いいですね。」
『じゃあ、今度決めましょうってことで。今日の本題ですが、隊長会議の連絡です。』
そうだ。毎月1回隊長会議があるんでした。
『急で申し訳ないのですが、今月は8日金曜日です。今週末ですね。』
「ずいぶん急なんですね。」
『本来は第一金曜日なんですが、今月は1日と重なってしまったので8日になりました。僕も先ほど連絡を受けたもので。』
「いえ。すみません、何を用意すればいいのでしょうか。」
正直なところ、隊長会議があると言うのは知っていましたが、詳しい内容までは知りませんでした。
『はい。今からメールを送るので、添付したフォーマットに沿って報告書の作成をお願いします。』
「了解です。」
『項目に従って入力するだけでいいようにはなっていますが、車の台数とか調べないといけないこともあるので、もしわからないところがあれば連絡してください。』
中町さんに礼を言って電話を切ると、ほどなくしてメールが送られてきました。添付資料を見てみると、Excelでできた会議資料フォーマットになっていて、中町さんがおっしゃったとおりに、項目を埋めていけば完成できるものになっています。
項目を一つ一つ確認しながら、資料を探して調べます。出入管理の数字などは、日誌や受付記録表などから数えていかなければいけないのでけっこう大変ですね。
施設警備業務の基本作業として、人と物と車の出入管理があります。これは不審な物を持ち込ませない。重要なものを持ち出させない。と言うためのものになりますが、そのために警備室は、入構者に受付として、氏名、会社名、入構目的、入退館時間、車両の№を記録させてもらい、仮のIDカードを発行して入館をお願いします。
しかし、八王子管理センターではそもそも出入りが少ないため、受付記録表はありますが集計などはしていませんでした。お渡しするIDカードが返却されているかどうか、破損がないかどうかくらいしかチェックしていませんでしたね。
「さて。」
私は書棚から、受付記録表と車両管理表、警備日誌のファイルを取り出すと、8月中の集計を始めました。こういう作業って嫌いじゃないんですが、けっこう手間がかかります。ここみたいにほとんど関係者以外来ないような施設ならいいのでしょうけど、車両の出入りの激しい物流倉庫だったり、人の出入りの激しい施設の集計はけっこう大変です。
1時間くらいで集計は完了しました。来月以降はもっと集計しやすいように工夫しないといけないですね。8日は丸木くんが代勤で入ってくれるそうで、私は会議の準備をしっかりしたいと思います。
警備日誌 09月05日 火曜日 晴れ
8日に隊長会議が決定。
当日は丸木警備員が代勤。
ほか、異常なし。
