引継ぎについて思うこと

これまで何度か転職したけれど、職場を辞す際、引継書を作らなかったのは一度だけ。

その時は、前任の人がものすごく丁寧に作ってくれていたものを、後任の人に渡しました。

私がしたことといえば、自分がミスりがちだった部分についての補足を付箋に書いて貼っておいたくらい。

あとは一分単位での勤務時間の計算のやり方。

（９時から１５時までの勤務の人が遅刻したとして。

９時３８分から１５時まで勤務・休憩は１時間、といった場合の計算方法。今はアプリとかあるから知らなくても大丈夫）

それ以外では、必ず作ってきた。

というか、業務を引継いだときのメモを画像付きで清書したものが、結果としてそれになった感じ。

これがあるのとないのとでは、説明のしやすさが格段に違う。

今の職場で担当している業務は、単体だと作業時間はそこまでではないものの、地味に数が多いし、私だけが内容を把握しているものもあったりします。

その中には、月に一度・半年に一度・年に一度のものも結構ある。

月に一度はともかく、年に一度のものなんて、入社したばかりで覚えていられるわけないじゃんねぇ。

なので、必然的にファイルもそれ毎に分けてあるし、大抵は関連する業務でまとめてます。

締め作業、出荷、売上の入力、資材の発注、客注の流れとイレギュラーな時のあれこれ。

トラブル発生時の連絡先は一覧にして掲示してあるんだけど、それも定期的に見直してたりする。

あと、誰かが休んだ時のフォローのためのメモ。

代理でやる以上は絶対に間違えられないので、「なんでそんな細かく書いてんの？」ってくらい書いてあるし、なんなら要所要所にマーカーも引いてある。

（荷物の希望着日・発注番号・届け先・数量・何ケースでバンド留めするか・先方依頼の記載事項などなど、絶対にチェックしないといけない箇所）

それとは別に、必ず印刷して保管しておかなきゃいけない検査結果報告書などがあれば、それに関する手順や注意事項を保管用のファイルの見開きにも貼っておく。

パスワードが必要なものも、どこで一覧が見れるか書いてある。

パソコンの共有フォルダにも手順書を保存していて、たまーに手が空いたら見直して加筆修整。

システムがリニューアルして画面の表示が変わってたりするからね。

デスクトップの『このアイコンをクリック』からスタートするので本当に細かいんですけど、人によっては業務に必要なくて、パソコンにそのシステム自体が入ってない場合があったりするから、その方が解りやすいかなと。

発注書は見れてもその後の手配関係のシステムが入っていない、とかね。

私もそれで焦ったことがあります。

なので、誰が見ても解るように、「使うシステムはこのアイコンですよ。見当たらなければ他の人のパソコン借りるかダウンロードしてね」から始めて。

この場合はココ、あれが見たいときはココ、と線で囲んで矢印引いて。

最後、印刷するかどうか・どこにあるファイルに綴じるか・誰に提出（報告）するか・コピーが必要か・手書きの領収書が必要かどうかなど、『自分の担当はここまでですよ』を明確にして終わります。

ちなみに、毎月の業務の流れのファイルには、半年に一度の流れと年に一度の流れもおまけで書いてあります。

毎月見てれば忘れないかなって。

私はいつも、その年の始めにカレンダーに書きます。

その業務をやる月と、前の月の余白に「◯◯の見積確認すること」とかね。

自分が担当していた時にあった質問意見文句に関しても、誰に相談して判断を仰いだかなどのメモをつける。

『今までは△▲でしたが、□◆といった申し出が多数あったので２０２４年からこのやり方に変わりました』とかそういうの。

や、なんかさ。急に聞かれるんですよ。

何年も前に変わったことに対して、「いつからこうなってんの？」って。

自分が担当どころか入社する前のことなんか知らないし、仮にいたとしても覚えているとは限らないじゃん。

だから、後から担当するかもしれない人と自分のために一応書いておきます。

あとは“先方あるある”。

その時によって処理担当が違ったり、しかも人によって判断基準に幅があるから、前は良かったのに今回はダメとかがままあるわけです。

加えて、何か問題が起きた際、現時点で解っていることを誰に連絡するか・どのような対応をするか・『先方への最終的な報告書はどの時点で出せるのか』などを時系列に沿って。

特にクレーム関連は、可能であれば現物や写真も残しておくと、万が一があっても心の準備が出来るかなと。

あまり起きてほしくないけど、こればかりは仕方ないもんねぇ。

前に他社さんから、お煎餅か何かを食べていて、自分の入れ歯の金属が欠けたのを異物混入だと思ってクレーム入れた人の話を聞いたことがあるんですが。

そんな時でも、『自社でこういった色（もしくは素材や形状）のものは使っていない。』とかがすぐ答えられるかどうかは初動として大きな差だと思います。

回収できた検体をどの機関に検査依頼するかとか、どういった結果が出たら自社のものではないと判断出来るか、とかね。

過保護かなぁ……とも思わなくもないんですが、私の中での引継ぎって、【後任の人がなるべく困らないように残していくこと】っていう考えなので、よっぽどの何かがない限りはこのままのスタンスでいくと思います。

いや、違うな。

よっぽどのことがあっても、それはそれ、これはこれ。

恨みつらみがあっても、そんなの後任の人には関係ないんだから、困らせてはいけない。

……。

…………。

…………………………？

ふと思ったんだけど。

これまでの職場で、ちゃんと引継ぎしてくれた人が少なすぎる方が異常なんじゃないかしら。

前任の人達、急な病気とかじゃなくて心底嫌気が差して辞めていったのね。

気持ちは解るけど、だからって【後任の人来た＝責任ぶん投げて有給消化】は違うくない？

……あれ？

もしかして時代先取りで『もう遅い』でも狙ってた？

（そんなわけない。単にさっさと縁切りしたいだけ。何度も言うけど気持ちは解る。でも、それやられた方は困る）

ここまで読んでくれた皆様には申し訳ないけど。

詰まるところ、

辞めたいと思う気持ちは尊重するけど、それならそれで引継ぎだけはちゃんとしようね。

迷惑かけるのはダメだよ。

っていうだけのお話です。

オチがなくてごめんなさい。