第269章 使わなかった権限
権限見直しの試行が始まってから、二週間が経過した。
女性運営責任者は、情報管理部門から提出された中間報告を確認していた。
申請の記載内容は以前より具体的になっていたが、審査時間が短くなったとは言い切れなかった。利用目的が複数ある申請では、参照する情報の範囲を整理するため、追加の確認が必要になっていた。
一方、これまで利用目的が曖昧だった権限の中には、実際の業務で使われていないものもあった。
彼女は、その一覧を開いた。
対象となったのは、過去の企画で使用されていた管理画面へのアクセス権限だった。現在の担当者は、別の企画に移っている。それでも、以前の権限が引き継がれたままになっていた。
アクセス履歴を確認すると、最後に利用されたのは一年以上前だった。
女性運営責任者は、申請元の部門に問い合わせた。
「この権限は、現在の業務で必要でしょうか」
回答は、その日のうちに届いた。
担当部門によれば、現在の業務では同じ情報を別の画面から参照できるため、古い管理画面へのアクセスは必要ないという。
彼女は、権限の削除を承認した。
ただし、管理画面そのものを閉鎖するわけではなかった。過去の企画を調査する際には、別途申請を行い、必要な範囲だけを参照できるようにする。
削除されたのは、現在の業務で使われていないアクセス権限であって、保存されている記録ではない。
作業が終わったあと、情報管理担当者が報告に来た。
「今回の権限は、削除しても業務への影響はありませんでした。担当部門からも、問題なく作業できていると連絡がありました」
「分かりました。では、同じような権限がほかにも残っていないか確認してください。ただし、利用履歴がないという理由だけで削除を決めないように」
「はい。過去の調査や、定期的ではない業務で必要になる場合もありますからね」
女性運営責任者は頷いた。
「必要なときに申請すれば参照できるものと、現在の業務で常時使う必要があるものは分けて考えましょう」
担当者は、確認作業を続けることになった。
午後、補佐役が別の報告書を持ってきた。
競合プロジェクトの推薦制度について、追加説明が届いたという。
レイヴンが参加する予定の設備保守案件では、過去の作業記録だけでなく、比較資料も選定の参考に使われていた。しかし、推薦候補を選んだ担当者は、比較資料の具体的な項目を十分に説明できていなかった。
そのため、運営事務局は、推薦の判断に使った項目を改めて整理することになった。
「この件は、まだ解決していないのですね」
女性運営責任者が尋ねた。
「はい。ただ、推薦候補の選定自体を取り消す必要があるという判断にはなっていません。今回の案件に必要な技能と、本人の過去の実績には、具体的な関連が確認できています」
「では、その二つは分けて記録してください。推薦理由を説明できることと、参照した情報の利用範囲が適切だったことは、別々に確認する必要があります」
補佐役は、報告書に追記した。
女性運営責任者は、競合プロジェクトの対応を見ながら、自分たちの試行についても考えた。
権限を削除できることと、過去の利用をすべて説明できることは同じではない。
今後のアクセスを整理することはできても、以前にどのような目的で参照されていたのか、記録が残っていなければ確認できない場合もある。
彼女は、現在の権限だけでなく、過去に行われた重要な操作についても、どこまで記録が残っているかを調べる必要があると考えた。
ただし、すべての過去の操作を一から調査するのは現実的ではない。
まずは、管理設定の変更や、複数の企画にまたがる情報の利用など、業務への影響が大きい操作から確認することにした。
その日の夕方、競技企画の調査担当者から、新しい報告が届いた。
以前、管理アカウントによる設定変更が確認された件について、当日の技術支援担当者が、作業後に提出した報告書が見つかったという。
女性運営責任者は、すぐに資料を開いた。
報告書には、競技会場の配置と通行経路を確認したことが記されていた。
しかし、設定を変更した理由については、具体的な説明がなかった。
変更後の設定値は残っていたが、変更前の設定値については、保存された資料が不足していた。
彼女は、調査担当者に連絡した。
「この報告書は、いつ提出されたものですか」
「競技終了後です。通常の作業報告として提出され、当時は特に問題として扱われていませんでした」
「設定変更の前後を比較できる資料は、ほかにありませんか」
「現在、技術部門に確認しています。競技開始前の資料は一部残っていますが、当日の変更直前の状態を示す記録は、まだ見つかっていません」
女性運営責任者は、報告書をもう一度読んだ。
会場の配置と通行経路を確認したことは分かる。
だが、どの情報を確認したあと、何を根拠に設定を変更したのかは分からない。
「では、確認できた事実と、まだ説明できない部分を分けて報告してください。設定変更が行われたことと、その変更が必要だったかどうかは、別の問題です」
「承知しました」
調査担当者は、追加確認を続けることになった。
通話が終わったあと、女性運営責任者は、先ほど削除を承認した古い権限の一覧を見直した。
現在使われていない権限を整理することはできる。
しかし、過去の操作について、必要な記録がすべて残っているとは限らない。
権限の整理と、過去の出来事の解明は、同じ手順では進まなかった。
彼女は、調査対象を広げすぎないようにしながら、技術部門からの回答を待つことにした。
その頃、レイヴンは設備保守案件の準備を進めていた。
三つの設備で行われた試行では、記録様式を変更したことで、停止の判断や連絡の経緯が以前より追いやすくなっていた。
一方、例外項目を増やしたため、入力に時間がかかる場面もあった。
レイヴンは、各現場の担当者から聞いた意見を整理し、使用頻度の低い項目については、必要な場合だけ追加記録を行う案を作成した。
すべての情報を、毎回同じ量だけ記録する必要はない。
ただし、後から判断の経緯を確認するために必要な情報は、残しておかなければならない。
彼は、修正案にその考えを反映した。
翌週には、試行の結果をまとめる会議が予定されていた。
そこで決まるのは、様式の最終版ではなく、どの項目を共通化し、どの項目を現場ごとに残すかという基本方針になるはずだった。
