第264章 現場の責任者
設備保守計画の見直しに関する事前打ち合わせは、翌日の午前十時に行われた。
レイヴンが指定された会議室に入ると、すでに三人が席についていた。案件の責任者、設備管理会社の担当者、そして点検業務を請け負う事業者の代表だった。
机の上には、設備一覧、点検表、過去半年間の異常報告が並べられていた。
案件の責任者は、参加者が揃ったことを確認してから説明を始めた。
「今回の目的は、点検表を一つに統一することではありません。各社が使っている点検表を整理し、異常が発見された際に、誰が何を判断するのかを明確にすることです」
設備管理会社の担当者が補足した。
「設備によって、点検周期も必要な資格も異なります。項目を統一しすぎると、かえって現場で使いにくくなる可能性があります」
レイヴンは、配布された資料に目を通した。
点検表には、設備の状態、確認日時、担当者、異常の有無が記録されている。異常が見つかった場合の対応欄もあったが、記載内容は事業者ごとに異なっていた。
ある点検表には「責任者へ報告」とだけ書かれている。
別の点検表には「設備管理担当へ連絡」とある。
さらに別のものでは、報告先が部署名ではなく、特定の役職名になっていた。
「この三つの報告先は、同じ役割でしょうか」
レイヴンが尋ねると、設備管理会社の担当者は首を横に振った。
「必ずしも同じではありません。現場責任者は作業を止める判断ができますが、設備の修理を承認する権限はありません。設備管理担当は修理の必要性を判断できますが、請負事業者の作業員に直接指示できるとは限りません」
「では、点検表の報告先を一つにまとめると、判断する人と、実際に作業を止められる人が分からなくなる可能性がありますね」
「そのとおりです」
案件の責任者は、レイヴンに資料を示した。
「今回、特に整理したいのは、異常が見つかってから修理が始まるまでの流れです。過去の報告では、連絡を受けた人と、対応を決めた人が一致していない事例がありました」
レイヴンは、過去半年間の異常報告を読み返した。
ある設備では、異常の発見から修理の開始まで、二時間以上かかっていた。
別の設備では、報告から修理までの時間は短かったものの、修理を始める前に誰が承認したのかが記録されていなかった。
さらに一件では、最初の報告に「使用停止」と書かれていたにもかかわらず、後の記録では、停止を指示した人物が別の部署の担当者として記載されていた。
「この最後の事例について、当時の記録は残っていますか」
「一部は残っています。ただ、当日の連絡は電話で行われたため、誰が最初に停止を指示したのか、記録だけでは確認できません」
「設備が停止した時刻と、修理が始まった時刻は分かりますか」
「そこは確認できます」
レイヴンは、資料の余白に二つの時刻を書いた。
「それなら、まず確認できる時間と、確認できない判断の経緯を分けられます。すべての原因が分からなくても、どこで記録が途切れたのかは示せると思います」
案件の責任者は、その提案を受け入れた。
会議は、具体的な作業分担の検討に移った。
レイヴンの役割は、既存の点検表を整理し、報告経路の違いを一覧にすることだった。設備の安全性を判断したり、修理の可否を決めたりする権限は与えられていない。
彼は、作業範囲を確認したうえで、必要な資料の提供を依頼した。
打ち合わせが終わる頃には、最初の調査対象となる設備が三つに絞られていた。
会議室を出る前に、設備管理会社の担当者が声をかけた。
「今回の整理では、現場の作業員にも話を聞く予定です。書類だけでは分からないことがあるので」
「それが必要だと思います。ただ、聞き取りで得た話と、既存の記録で確認できることは、分けて残したほうがよさそうです」
「ええ。発言した人によって説明が違う場合もありますから」
二人は、最初の現場確認の日程を調整した。
その日の午後、レイヴンは作業に必要な資料を受け取った。
三つの設備について、それぞれ異なる様式の点検表が用意されていた。紙の帳票を使う事業者もあれば、端末で入力する事業者もある。異常が見つかった場合の連絡先も、設備ごとに異なっていた。
レイヴンは、項目を単純に統合するのではなく、共通する情報と、設備ごとに残す必要のある情報を分けた。
共通欄には、確認日時、設備番号、異常の内容、最初の報告先、対応を決めた担当者、作業を再開した時刻を置いた。
設備ごとに異なる点検項目は、元の様式を残し、共通欄から参照できるようにした。
作業を進めるうちに、一つの問題が見つかった。
ある事業者の点検表には、異常の内容を記載する欄があったが、異常がなかった場合にも記入する欄が設けられていた。
別の事業者では、異常があった場合だけ記録する形式になっていた。
前者は、点検を実施したことを後から確認しやすい。後者は、記入する量が少なく、現場の負担を抑えられる。
どちらが適しているかは、記録を何に使うかによって変わる。
レイヴンは、判断を急がず、両方の様式を残した。
そのうえで、点検が実施されたかどうかを確認するための共通項目を追加し、異常があった場合には別途詳細を記録する案を作成した。
夕方、案件の責任者に途中経過を報告すると、責任者は資料を確認してから尋ねた。
「この形式なら、すべての事業者で使えそうですか」
「まだ分かりません。今の段階では、記録の重複を減らしながら、必要な情報を残すための案です。実際の点検で使ってみて、入力の負担や、確認漏れが増えないかを見たほうがいいと思います」
「試行期間を設けるということですね」
「はい。最初から正式な様式にするより、三つの設備で試してから修正したほうが、問題を見つけやすいと思います」
責任者は、試行の準備を進めることに同意した。
レイヴンは、作成した資料を共有フォルダに保存した。
ファイル名には、作成日と版番号を付けた。変更した項目と、その理由も記載した。
後から修正することになっても、どこを、なぜ変えたのかを確認できるようにするためだった。
帰宅後、彼はオンラインの相手に、今日の仕事について短く話した。
《今日は、違う会社の点検表を整理していた。見た目を揃えるだけなら簡単なんだけど、揃えたせいで必要な違いまで消えることがある》
返事は少し遅れて届いた。
《同じ形式にすることと、同じものとして扱うことは違うんだね》
《そう。共通して確認できる部分はまとめられる。でも、誰が何を判断できるかまで同じとは限らない》
《実際に使ってみないと分からない部分もありそう》
《あるね。だから、まず試して、問題があれば直すことにした》
彼は、会話を終えると、右手の状態を確かめながら、明日の準備を整えた。
新しい様式は、まだ完成していない。
現場で使われ、記録が蓄積されて初めて、どの項目が役に立ち、どこに負担が生じるのかが分かる。
その結果によっては、今の案を大きく変える必要もあるだろう。
レイヴンは、完成したものとして提出するのではなく、試行版であることを明記しておいた。
翌日から、三つの設備で確認が始まる。
そこで得られる記録が、次の判断材料になるはずだった。
