第261章 期限のあと
権限見直しの回答期限が過ぎた翌朝、情報管理部門は、未回答の申請をまとめた一覧を公開した。
対象となった申請の大部分には、利用目的や継続の理由が記載されていた。
一方、いくつかの申請は、所属部門から回答が届いていなかった。
女性運営責任者は、その一覧を確認し、補佐役に尋ねた。
「未回答の申請について、各部門には再確認しましたか」
「はい。三件は担当者の異動に伴う引き継ぎが終わっておらず、一件は申請者が長期の別業務に入っているため、回答が遅れています」
「権限が現在も使われているかどうかは分かりますか」
「アクセス記録から、最後に利用された時期は確認できます。ただし、利用されていないことと、今後も必要ないことは同じではありません」
女性運営責任者は頷いた。
「では、利用履歴だけで削除を決めず、所属部門に再度回答期限を伝えてください。回答が届くまでは、権限の種類と業務への影響を確認して対応しましょう」
補佐役は、再確認の連絡を送った。
その日の午前中、情報管理部門は、試行対象となった権限のうち、現在の用途を確認できたものについて、登録内容の更新を始めた。
閲覧だけを必要とする担当者の権限は、その範囲に合わせて整理された。
管理設定を変更する必要がある担当者については、変更できる項目と承認が必要な操作が明記された。
申請時の利用目的と現在の用途が異なっていたものは、追加申請を行うことになった。
作業は順調に進んでいたが、昼前に一件、判断を保留する必要がある申請が見つかった。
申請者は、複数の企画の運営に関わっており、過去の評価記録を横断的に参照できる権限を持っていた。
現在も分析業務に携わっていることは確認できた。
しかし、申請時に記載された利用目的は、以前担当していた企画の改善だった。現在の比較分析にも同じ権限が必要なのか、具体的な説明はまだ届いていなかった。
女性運営責任者は、情報管理担当者に確認した。
「分析に必要な記録の範囲は分かっていますか」
「申請者からは、複数企画の評価を比較するためと説明されています。ただ、個人単位の記録まで必要なのかは、まだ確認できていません」
「では、個人単位の記録を参照できる権限は、追加申請が確認できるまで保留にしてください。集計情報を使って進められる作業まで止める必要はありません」
担当者は、対象となる権限を整理した。
これによって、比較分析そのものは継続できる一方、個人単位の記録を新たな用途で利用する作業は、追加確認が終わるまで待つことになった。
午後、女性運営責任者は、競技企画の調査担当者と打ち合わせを行った。
当日の技術支援担当者から、追加の説明が届いたという。
担当者は、現場から連絡を受けたあと、管理画面を開いたことを認めていた。
しかし、参照範囲を変更した操作については、はっきりとした記憶がなかった。
「通常の確認作業の一環だった可能性はありますか」
女性運営責任者が尋ねた。
「本人は、その可能性があると説明しています。ただし、当日の作業手順書には、今回の状況で参照範囲を変更する必要があるとは書かれていませんでした」
「過去に同じ操作を行った記録はありますか」
「通常業務では、同じ種類の操作が行われています。ただし、今回と同じ状況で使われたかどうかは、まだ分かりません」
彼女は、報告書を確認した。
本人の説明は、操作が行われた可能性を示している。
一方、作業手順書と過去の記録だけでは、その操作が必要だったかどうかを判断できない。
「では、今回の操作が通常業務に含まれるかどうかと、当日の変更に必要だったかどうかを分けて調べてください。前者が確認できても、後者まで自動的に説明できるわけではありません」
調査担当者は了承した。
打ち合わせの終わりに、彼女は一つの質問を加えた。
「当日の設定変更について、現場側は最終的に何を確認したかったのでしょうか」
「設備の位置と、通行可能な範囲です。変更後の設定が、その確認に必要だったかどうかは、まだ整理できていません」
「分かりました。変更後の設定と、現場が必要としていた情報を照合してください。必要な情報が別の方法で得られた可能性も含めて確認しましょう」
調査担当者は、その内容を記録した。
会議が終わると、女性運営責任者は、権限見直しの進捗表を開いた。
確認が終わった申請には、現在の用途が記載されている。
回答待ちの申請には、再確認の期限が設定されている。
追加申請が必要なものには、保留の理由と、代わりに利用できる情報が記録されていた。
すべての問題が解決したわけではない。
ただ、どの申請が、何を理由に保留されているのかは、以前より明確になっていた。
夕方、補佐役から最終確認の連絡が届いた。
「試行対象のうち、現在の用途を確認できたものは更新を終えました。未回答の申請については、再確認の期限を設定しています」
「ありがとうございます。試行期間中は、申請にかかった時間と、業務上の支障が出たケースも記録してください。手続きが増えたことで、どの部分に負担が生じるのかを確認したいと思います」
「承知しました。次回の会議で、初期の集計結果を報告します」
女性運営責任者は、連絡を終えた。
権限を整理するだけなら、設定を変更すれば済む。
しかし、必要な権限まで失わせれば、現場の仕事に影響が出る。逆に、必要性を確認せずに残し続ければ、後から操作の経緯をたどることが難しくなる。
その両方を避けるには、権限を残す理由と、変更する理由を記録する必要があった。
夜、主人公は仕事から戻り、短い休憩を取ってから、資料の整理を再開した。
右手にはまだ負担をかけられなかったが、以前よりも細かな作業を続けられるようになっていた。
彼は、資料の内容を変えずに、作成時期と入手経路を記したメモを付け加えた。
その途中で、以前保存した記録の一つに、参照元が明記されていないことに気づいた。
内容だけを見れば、ほかの資料と似ている。
だが、いつ、誰から得たものなのかが分からなければ、同じ情報として扱ってよいか判断できない。
彼は、その資料を別の場所に移し、確認が必要であることを記録した。
今すぐ捨てる必要はない。
かといって、出所が分からないまま、ほかの記録と同じように扱うこともできなかった。
作業を終えたあと、彼はオンラインの相手に短いメッセージを送った。
《今日は資料の出所が分からないものを一つ見つけた。内容だけなら、ほかの記録と似ているんだけどね》
返事が届いた。
《それなら、似ているという理由だけで一緒にしないほうがよさそうだね》
《そう思う。今は保留にしておく。あとから確認できるかもしれないし、できないかもしれない》
《確認できなかった場合も、そのまま残しておけば、少なくとも分からなかったことは分かるから》
主人公は、その言葉を読んでから、端末を置いた。
すべての記録に答えが付くとは限らない。
それでも、分からないものを分からないまま区別しておけば、後から得られた情報によって判断を変える余地は残る。
彼は、資料を片づけ、明日の予定を確認した。
翌日も、確認作業は続く。
まだ結論が出ていない問題も、少しずつ具体的な形を取り始めていた。
