Microsoft Outlookで「Grammarly」を利用するⅠ
前回まで6回にわたり「Grammarly for Word」についてご案内しました。
今回からは「Grammarly for Outlook」について説明させて頂きます。
まずは「Microsoft Outlook」を起動してみましょう。
①「Grammarly for Outlook」がインストールされた「Outlook」で「ホーム」タブを選択します。
※通常はOutlookが起動すると、初期画面として「ホーム」タブが選択されます。
② メールの返信に「Grammarly」を利用したい場合、受信トレイ等に存在する対象メールを選択してから、画面の右上にある「Reply with Grammarly」という緑色のボタンをクリックすると、返信メールのメールの作成ウィンドウが表示されます。
③ これまで返信メールのメールの作成ウィンドウには返信メールの作成画面のみが表示されていましたが、「Grammarly for Outlook」がインストールされた事で画面が2分割され、画面の右側は「Grammarly for Word」と同じく「Grammarly」というタイトルの情報表示領域として利用されます。
※返信メールの作成画面には、返信の対象である受信メールの内容も表示されますが、「Grammarly」は受信メールの英文についても文書の校正を自動的に実施し、結果を情報表示領域に表示します。
受信メールの文書に問題がない場合、情報表示領域には「No issues found!」というメッセージが表示されます。
④ 新規メールで「Grammarly」を利用したい場合は、今まで通り「ホーム」タブを選択した時に表示される「新しいメール」ボタンをクリックすれば、新規メールの作成ウィンドウが表示されます。
⑤ 返信メールの場合と同様、新規メールの作成ウィンドウも2分割され、画面の右側は情報表示領域として利用されます。
ここまでの説明では「Open Grammarly」または「Close Grammarly」ボタンに関する記述が一切出てきません。
これは「Open Grammarly」や「Close Grammarly」ボタンが存在しないわけではなく、初期設定が「Grammarly for Word」と異なることが原因です。
「Grammarly for Word」の場合「Settings」カテゴリの「Settings」ボタンをクリックすると「Grammarly Settings」というタイトルのダイアログボックスが表示されます。
ダイアログボックスには以下の設定項目が存在します。
〇 Open Grammarly by default when Word is opened
これはWordを起動した時に「Grammarly」の拡張機能が自動的に有効にするかを設定するものですが、「Grammarly for Word」初期設定では上記項目にチェックが付かないため、Wordの起動時に拡張機能は自動的に有効にはなりません。
「Grammarly for Outlook」の場合、初期設定で「Open Grammarly by default when Outlook is opened」の項目にチェックが付いているため、Outlookの起動時に拡張機能が自動的に有効になります。
そのため「Grammarly for Outlook」では「Open Grammarly」ボタンを押す手順が省かれる訳です。
新規メールや返信メールの作成ウィンドウの右上に「Close Grammarly」ボタンがありますので、このボタンをクリックする事で、拡張機能の有効・無効を切り替える事ができます。
次回は2021年1月22日（金）20時に公開予定です。
