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2012年03月14日 議事録というもの
昨日の主な仕事は客先での打合せと議事録の作成だった。基本的にＰＣの持込などはできないので、メモからの起票だったが、内部で確認すると自分の認識と他の人の内容の受け取り方が違っていたらしく、確認していただいたら、かなり赤ペンが入って返ってきた。
下々の民である筆者が議事録に喘ぐ一方、下々ではない公の方で議事録未作成の問題が持ち上がっている。去年の東日本大震災時、被害への対策を行う15組織のうち10組織で行われた会議の議事録が残っていないというのである。
会議というのは意思決定の場である。議事録は会議での決定事項の記録であり、参加者間で決定事項を共有するための文書だ。そのためその後の行動の強い根拠となる。
つまり議事録を作っていなかった10組織は会議で決定はしても、その決定の内容を共有していない。参加者が異動などでいなくなってしまえば会議の内容を確認する手段がない状態であり、参加者に勘違いがあれば、決定を間違って伝達、実行していたということになる。
火急の事態で議事録作成の優先順位が低くなるのは分かる。だが国民にとって重要な決定だ。手間をかけずにボイスレコーダーで録音するくらいの知恵は出ないものか。
