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先に届く案

「月末の検討に、使っていただけたそうです」

　十一月に入り、松井慎吾は、先方から届いた返事を小坂へ見せた。

　春に、連絡先を探すところから始めた顧客だった。

　一つの営業所と本部の間で、見積が変更されたあと、誰が何を確かめているのか。その経路を調べ、今後の見直しを考えるための資料にまとめた。

　十月中に一度渡し、先方に見てもらった箇所を直した。

　内容の確認を受けて検収となり、税抜二十四万円の請求も済んでいる。

　支払いの期日は、今月末だった。

「ありがとうございます。確認してもらう時間も、取れてよかったですね」

　小坂千尋が言った。

　松井は、先方の返事へ目を戻す。

「はい。最初に合わせておいて、よかったです」

　月末に間に合えばよいというだけでは、直す時間まで取れたか分からなかった。

　始める日は一週間あとになったが、渡すものと、確かめてもらう日を先に揃えていた。

　松井は、案件の記録へ検収と請求の情報を足した。

　入金の欄は、その先に残っている。

　　　　　＊

　大本恭平から届いた共有には、顧客の返事と、次に話したいことが添えてあった。

　小坂は、通話の前に、両方を開いた。

　夏に二つの案を説明した、受注管理の顧客だった。

　今の仕組みを直して、注文の変更を見つけやすくする案。

　変更を受けてから次へ渡す仕事も、つなぎ直す案。

　大本は、後の案を勧めていた。

　そのためには、先方が今どのように受け渡しているか、もう少し知る必要があった。

　九月には、瀬川悠真が、同じ変更の例を受付側と受け手側へ聞いた。

　受付側は、受けたので伝えたという。

　受け手側は、確認が済んだから来たと思っていた。

　そのあと、窓口の担当者が時間を合わせ、関係する人たちと同じ例を見てもらった。

　大本と瀬川が聞いた理解に違いはなく、両側がその場で、いつ相手へ渡していたかを確かめた。

　受付側は、受けた内容を先に伝えた。

　受け手側は、確認が済んだ内容として受け取った。

　小坂は、大本の送った記録を下へ進めた。

『秋からの取引が動き始め、変更の確認も増えています。流れを見直す方向では進めたいです。ただ、今の仕事を止めて、全体を切り替える時間は取れません』

　先方の返事の下に、大本の案があった。

　前に説明した二つ目の案へ、最初に取り組む範囲を囲んでいる。

　小坂がそれを読み終える頃、通話がつながった。

「お疲れさまです」

「お疲れさまです。こちら、先に見ました」

　小坂が資料を示すと、大本が頷いた。

「はい。次に先方と話すなら、ここから相談したいと思っています」

　　　　　＊

　大本が囲んだのは、変更の連絡を受けて、内容を確かめ、出荷側へ返すまでのところだった。

「全部を一度に変えるのは難しいという話は、前にもあったので。まず、どこまでを最初にできるか、こちらから絞って話したいです」

「この範囲なら、先方も始められると思う？」

「まだ、そこは聞く必要があります。ただ、今いちばん同じ方へ確認が集まっているのは、この間だと思います」

　大本は、合同で確かめた例を開いた。

　受付側から、次の人へ連絡が渡っている。

　その先に、窓口の担当者が電話で合わせ直していた箇所があった。

「受け取ったことと、内容を確かめ終わったことを、同じに扱わないようにしたいです。今は、返事が見えないと、こちらの方へもう一度聞いています」

　小坂は、窓口の担当者の名前を見た。

　夏に聞いた話でも、最後にその人が合わせていた。

　注文が増えても、そこを通る仕事は残る。

「誰が確認している途中か、分かるようにするところから、ということですね」

「はい。出荷へ進めてよいかは、今と同じように、先方で判断してもらいます」

　小坂は、囲まれていない方を指した。

「そこから先は、当面、今の進め方を使う」

「そのつもりです。全部つないでしまうより、最初は、こちらで確かめた内容を、今の受け渡し先へ返す形にできないかと」

　小坂は、先方へ聞く項目を読んだ。

　大本が、連絡を受ける人と、確認を返す人を分けて書いている。

「確認している途中で、もう一度変更が来た場合は？」

　大本は、同じ注文に連絡が続いた例を出した。

「はい。そこも合わせたいです。最初の分を見た返事なのか、新しく来た方まで含めた返事なのか、分かるようにする必要があると思います」

「先方の窓口を誰にするかも、聞きましょうか。こちらだけで、今の方の仕事を増やす形にはせんように」

「分かりました」

　大本が項目を足す。

　小坂は、西田と話す予定を見た。

「これで作る範囲が決まった、とは、まだ言えませんね」

「はい。今の記録と、どうつながるかも、確かめてもらう必要があります」

「ほな、まず、西田さんにも、この切り方で見てもらいましょう」

　大本は頷き、技術側へ確かめたいことを開いた。

　　　　　＊

「この連絡、元の注文へ戻れるんやね」

　西田浩司は、大本の出した例を見て言った。

「はい。この例では、同じ番号で追えています」

「ほかの変更でも、そこが同じかは、見たいな。先方で最後に合わせてから、この形にしてもろた分だけやと、途中で何が要るか分からんので」

　大本は、先方から受け取った資料を確かめた。

　窓口の担当者が、読みやすくまとめてくれたものがある。

　聞き取りで使った例も、その中に入っていた。

「連絡を受けた時点のものも、見せていただけるか聞きます」

「うん。あと、確認を返す人が、何を見て返せるかやね」

　西田は、資料の囲みに目を戻した。

「ここに印を付けたら、そのまま次へ進んでええ、という扱いにするんかどうか。そこは、先方にも同じように聞いといてほしい」

「今の判断を、印だけに置き換えるつもりではないです」

　大本が答えた。

　西田は頷いた。

「はい。それが、向こうでも同じか、やね。作り方は、そのあとで合わせよう」

　小坂が、先方へ説明する文へ一行足した。

　今回話すのは、最初に取り組む対象だった。

　実現する方法と、作る時間、費用を揃えてから、見積を返す必要がある。

「この範囲なら、来月には使えます、といった話は、まだせん方がええですね」

　小坂が言うと、西田も、そうですね、と返した。

「こちらのほかの予定も合わせてからにしましょう」

　大本は、打ち合わせの資料へ戻った。

　最初に変える候補と、その間も先方で続けてもらう仕事。

　別々の欄へ置き直した。

　　　　　＊

　先方との打ち合わせには、窓口の担当者と、前に例を見てもらった人たちが入った。

　小坂と大本が参加し、瀬川も同席して記録を取る。

「今日は、最初に取り組むところを、こちらの形でご相談したいと思っています」

　小坂が全体を伝え、大本が資料を開いた。

　前に並べた二つの案のうち、仕事の受け渡しも見直す方だった。

　その中で、初めに対象とするところを示す。

「まず、変更の連絡を受けたことと、確認が終わったことを、同じ注文から追えるようにするところです」

　大本は、いま先方で使っている例を横へ出した。

「出荷へ進めるかどうかの確認は、引き続き、皆さまで行っていただく形を考えています。その先は、当面、今の受け渡しを残せないかと」

　画面の向こうで、一人が資料へ顔を近づけた。

　前に、変更を受け取る側の話をしてくれた人だった。

「確認するのは、結局、人なんですね」

「はい」

「それなら、今と同じではないんですか。確認が大変なので、お願いしているんですけど」

　大本は、次へ進めようとしていた資料を止めた。

　相手は、囲まれた箇所を見ている。

　以前の案では、その先まで線がつながっていた。

　そこから範囲を絞り、人の仕事が残ると説明している。

「どの確認を減らせるのか、ということですね」

「そうです。こちらで見るものが増えるだけやと、今も手が足りていないので」

　窓口の担当者も、隣で頷いた。

　大本は、先方と一緒に確かめた変更例を大きくした。

「このとき、こちらからお渡しになったのは、変更の連絡を受けたあとでしたね」

　受付側の担当者が、はい、と答えた。

「受けた内容を、そのままお伝えしたというお話でした」

「ええ。先に知らせた方がええと思って」

　大本は、次へ渡ったところを示した。

「こちらでは、内容を確認されたものが来たと思われていた」

「そうです。前にも、その形で来たことがあったので」

　受け手側の担当者が答えた。

　大本は、間にあった連絡を順に並べた。

　受けたことを知らせた連絡。

　そのあとで、元の注文と合わせるために交わしたやり取り。

　最後に、もう一度、窓口の担当者へ聞いている。

「今、返事が見えないときには、確認している途中なのか、もう進めてええのかも、聞き直す必要があります」

　大本が言った。

「まず、そこを同じように見られるところから始めたいです」

　画面の向こうで、窓口の担当者が例を見た。

「この電話、私が掛け直したときですね」

「はい」

「こっちでは、まだ見てもろてる途中やと思ってたんです。先へ行ったか分からなくて」

　受け手側の担当者が、少し考えた。

「こちらは、確認が終わったものが来ると思ってました」

「なので、受け取ったことと、内容を確かめて返したことを、分けて残せるようにしたいです」

　大本は、最初に囲んだ範囲へ戻った。

「注文の変更を判断する仕事は残ります。ただ、いま誰が何を確かめているかを聞くために、同じ方へ何度も戻るところを、まず減らしたいです」

「返す方が、そこへ入れるということですか」

「その方法も含めて、これから合わせます。普段、確認しているところで残せる形にしたいので、もう一つ別の表へ毎回書いてください、という形で決めてしまうつもりはありません」

　小坂が、先方の人たちへ目を向けた。

「どの連絡を受けて、何を確かめてから返しておられるかを見せていただいたうえで、使い方と費用も合わせてお出ししたいです」

　初めに疑問を出した担当者が、例の途中を指した。

「ここで確認してる人が分かるなら、先にこちらへ聞けますね」

「そうですね。何を確認していただくかも、合わせておく必要があります」

　大本が答えた。

　窓口の担当者は、自分が掛け直した連絡を見ていた。

「誰の返事を待ってるか、分かるだけでも、今とは違うと思います。今は、待ってもらってる相手が、こっちから見えないので」

　受け手側の担当者が頷く。

「それやと、私らも、まずどこへ聞けばええか、合わせられますね」

　　　　　＊

　話は、変更の連絡が重なった場合へ進んだ。

「確認している間に、次の変更が来ることもあります」

　受付側の担当者が言った。

「前の分を見てもろてる途中で、また、数が変わるときがあるので」

「はい。そのときの連絡も、見せていただけますか」

　大本が尋ねると、窓口の担当者が、別の例なら出せると答えた。

「どこまでを見た返事か、分からないまま印だけ付くと、同じことが残ってしまいます。次の連絡が来たとき、誰が受けて、確認している方へどう伝えるかも、先に合わせたいです」

　大本は、聞く項目へ足した。

　瀬川の記録にも、同じところに印が付く。

　先方の人たちは、普段、誰がどの連絡を受けているかを話し始めた。

　窓口の担当者が一つ答えると、受付側から、忙しいときには別の人が受けることもあると補足が入る。

　大本は、すぐに役割の欄へ一人の名前を書かなかった。

　普段の場合と、別の人が受けた場合を分けて残した。

「その受け方は、こちらで一度、合わせます」

　窓口の担当者が言った。

「お願いします。全部、今のご担当の方へ集める形ではなく、実際に受けた方から、次に確かめる方へ渡せるかを見たいです」

　小坂が答えた。

　先方は、出荷側へ渡す今の連絡も開いた。

「ここから先は、しばらく今のままなんですね」

「その形で、最初に取り組めるかをご相談しています。変えるところと、今のまま使うところの間も、確認します」

　大本は二つを並べた。

　最初の範囲と、そこから先に残る仕事。

　受け手側の担当者が、出荷へ返す箇所を見た。

「こちらで見てから返すのは、今もしてます。そこは残しても、途中で何が止まってるか分かるなら、先にこっちを変えたいです」

「はい」

　窓口の担当者も、同じ囲みを指した。

「まず、この分で、どれくらいかかるかお願いできますか。費用と、使い始めるまでにこちらで用意するものを見たいです」

　小坂が頷いた。

「分かりました。先ほどの連絡の例も確認して、最初の対象と、費用・日程を合わせてお返しします」

　大本は、先方へお願いしたいものを読み合わせた。

　次の説明には、日々の確認をまとめている責任者にも入ってもらうことになった。

　　　　　＊

　通話が終わると、大本は、しばらく開いた資料を見ていた。

　確認するのは、結局、人なんですね。

　その言葉が出たところで、次の説明へ進めなくなった。

　作る範囲を絞れば始めやすいと、自分たちでは話していた。

　先方には、お願いした仕事が残る説明として聞こえていた。

「ここ、残しといてもらえますか」

　小坂が言った。

　大本は、最初に疑問が出た箇所を示す。

「確認する仕事が残る、というところですか」

「はい。次の見積の説明でも、何が変わって、何は先方に続けてもらうか、分かるようにしたいです」

「分かりました」

　大本は、先方の言葉を記録へ足した。

　減らしたい確認と、判断するために残る確認。

　同じ言葉のまま並べず、実際に話した例を付ける。

　瀬川が、打ち合わせで決まったことを送ってきた。

　先方で合わせる窓口と、追加で見せてもらう例が分かれている。

　大本はそれを読み、小坂へ返す資料へ合わせた。

　　　　　＊

　二日後、窓口の担当者から、見積をお願いしたいと連絡が届いた。

　初めに取り組みたい対象は、打ち合わせで囲んだ範囲になっている。

　確認を返す人と、再び変更が来たときの連絡先も、先方で話した内容が添えられていた。

『この範囲の見積と、こちらで必要になる準備について、ご説明いただけますでしょうか』

　次回に参加する責任者の名前がある。

　見せてほしいと頼んだ、受けた時点の変更連絡も届いた。

　大本は、前の打ち合わせで使った例と並べた。

　先方が最後にまとめた資料にはなかった、途中の連絡が残っている。

　西田に見てもらう項目へ、その違いを書いた。

　続けて、今回の見積に向けて決めることを整理する。

　対象へ入れる仕事。

　先方に続けてもらう仕事。

　既存の記録とのつなぎ方と、確認に使ってもらう時間。

　作る時間だけを置いて、使い始める日を決めるわけにはいかなかった。

　年末へ向けて、双方の予定を合わせる必要がある。

　小坂へ、先方の返答と一緒に送った。

　話せる時間が返ってきて、大本は資料を開いたまま通話へ入る。

「お疲れさまです。返ってきましたね」

「はい。この範囲で、見積をお願いしたいということでした」

　小坂は、先方から来た文を読み終え、大本の付けたものへ移った。

「次は、西田さんと――」

「はい。こちらを、先に合わせたいです」

　大本は、確認する項目を示した。

「今の記録とのつなぎ方と、試してもらうときに残す仕事です。それから、先方にも確認の時間を取っていただくので、こちらの予定と一緒に見たいと思っています」

　小坂が、その欄を読んだ。

「年をまたぐ分も、入れておきましょうか」

「そうですね。今すぐ全部始める形では、出さない方がよいと思います」

「はい。高瀬さんにも、同じところを見てもらいます」

　小坂は、西田と高瀬に送る予定を開いた。

　三人で先に合わせたいことを入れておく欄がある。

　大本から届いた項目と、先方の返事を、そこへ置いた。

「この資料、使わせてもらいますね」

「はい。お願いします」

　大本は、まだ返していなかった顧客への文を開いた。

　見積を作るために、こちらで確認することが見えていた。

　先方へ次にいつ連絡するかを小坂と合わせ、返事を書き始めた。

お読みいただきありがとうございます。旭月です。

「それなら、今と同じではないんですか」

今回は、この疑問を受けて、大本が説明を止めるところを大切にしました。

こちらは始めやすい範囲へ絞ったつもりでも、相手には、困っている仕事が残る話に聞こえる。実際のやり取りへ戻って初めて、何を減らしたいのかを一緒に話せるようになります。先方から出た疑問も、提案を進めるための大事な言葉でした。

最後に届いたのは、まだ注文ではなく、見積の依頼です。それでも、最初に変えたいところと、確認する人が、先方の言葉で返ってきました。

大本も、その返事だけを小坂へ渡すのではなく、次に合わせたいことを添えています。小坂が話し始める前に届いていた案が、部長三人で合わせる予定へ入る。その小さなつながりを、感じていただければ嬉しいです。

引き続き、よろしくお願いいたします。