【074】営業５日目 シフト表＆ＥＸＤＥＬ４
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「そんな方法があるんですか。是非、教えて下さいオーナー！！」
うん、えらく熱心な新入社員の設定でやってますね。天魔さん。これは後程の採点が厳しいかもしれませんね。僕も気合い入れてやらないと。
「ではまず。複数選択して貼り付けるやり方からいきますね。コピーした状態で、貼り付け先を複数選ぶんですよ。ＣＴＲＬキーを押しながら、貼り付けたいセルを一つずつ選択していきます。そうすると、選んだ個所が黒くなっていきますよね。でそのままＣＴＲＬ＋Ｖ（貼付け）すると」
「本当だ。全部の該当のセルに一括で貼付けすることが出来ました。」
「これで細かいコピペの作業とはおさらば出来ますね。後は入力リストですが、入力内容を選択式で表示が出来るようになるんです。
今回ですと『○、×、▲、有給、半休、午前半休、午後半休』なんかが該当しますね。
これだけ量が多いとコピー先を探すのは大変なので、大概手入力で行うのですが、文字を沢山書いた上に変換までするので、結構手間ですよね。それに、countif関数を使っているので、少しでも文字に違いがあると集計されなくなるので、入力リストでの入力がお勧めです。これならパソコン操作が慣れていない人でも、マウスのクリックだけで終わるのでお勧めですよ。」
「なるほど、そうですよね。表を作った場合に大変な作業って、入力作業ですもんね。それが楽になるのは大変助かります。」
「やり方はですね。
『データ』タブの中央ら辺にある『データの入力規則』をクリックします。
でさらに『データの入力規則』をクリックします。
『設定』のタブで、入力の種類が『すべての種類』になってますが『リスト』を選択します。
その後『元データ』の所で、リストにしたいセルを参照してもいいですし。直接『○、×、▲、有給、半休、午前半休、午後半休』単語を打ってもらっても大丈夫です。この時、単語と単語の間は、半角の”,：カンマ”で入力してくださいね。終わったら『ＯＫ』ボタンを押します。」
「おおー、凄いです。確かにセルを選択したら、▲が出てきてクリックしたらさっき登録した内容が表示されました。押したらきっちり同じ単語が表示されました。これは凄い便利ですね」
「ちなみに。『ＣＴＲＬ＋※』はショートカットキーと言って、窓アプリなら大体同じような形で使うことが出来ますよ。ショートカットキー自体は２０種類以上あるので、使いやすいものだけ２～３種類覚えて使ってくださいね。」
「オーナーが使っているショートカットキーではどんなものがあるんですか？」
「私が使っているものは大体こんな感じですね。
ＣＴＲＬ＋Ｓ（上書き保存）
ＣＴＲＬ＋Ｃ
ＣＴＲＬ＋Ｘ（切取り）
ＣＴＲＬ＋Ｖ（貼付け）
ＣＴＲＬ＋Ｐ（印刷プレビュー）
ＣＴＲＬ＋Ｚ（一つ前に戻る）
ＣＴＲＬ＋Ｆ（検索）
ＣＴＲＬ＋Ｈ（置換）
ＣＴＲＬ＋Ａ（全て選択）
まだ他にも細々したＥＸＤＥＬだけで使うものもありますが、一般的な窓アプリだとこんな形ですね。ちなみにＣＡＤのソフトだと、全然ショートカットキーの効果が異なりますよ。ＣＡＤの場合はスピードと精確さが命ですから、ショートカットキーは必須で覚える必用がありますね。」
「なるほど、本当に沢山のショートカットキーがありますね。しかも『一つ前に戻る』がショートカットキーで出来るのはありがたいです。間違えて消してしまったときに、マウスでアイコンまで行くのも、手入力で元に戻すのも時間がかかるので。あと、検索と置換って一体何をするものなんですか？オーナーが使っているので非常に便利なものだとは思うのですが。」
「それはですね。例えば、名簿で数百人いるとするじゃないですか。その時にこの人の勤務状況を調べたいって思ったらどうしますか？」
「それはですね。並び替えをして、上から順に探してく形ですね。時間はかかりますけど、それしかありませんし。数十人なら出来ますけど、それが数百人だと調べるのに時間がかなりかかりますね。」
「そうですよね。データ数が少ない時は力技でなんとか出来るのですが、多くなると問題ですよね。その時に使うのが『ＣＴＲＬ＋Ｆ（検索）』です。試しに押してみて下さい。」
「はい」
天魔さんは『ＣＴＲＬ＋Ｆ（検索）』を押した。
「あっウィンドウが出てきましたね。ええと『検索する文字列』なるほどここに名前を入力したら、勝手に検索してくれるわけですね」
「そうです。試しに『ウィーン』と入力してください。」
「はい、『ウィーン』さんっと入力終わりました」
「そしたら、『次へ検索』を押してください。」
「はい。あっ、押したら、ウィーンさんの名前があるとこに一瞬で移動しました。これは便利ですね。」
「でしょう。別にＥＸＤＥＬだけでなくＷＲＲＤでも他のアプリでも使えるので、結構重宝しますよ。報告書で間違えた単語を探すときなんかにね。」
「確かに、一文一文目で見て全部するのは骨が折れますからね。これだと、間違いを全部探してくれますから、取りこぼしもありませんね。」
「ええ、でもその間違いを一個一個修正していくのも大変ですよね。」
「そうですね。また入力を間違えしてしまうと、チェックから漏れてしまいますからね。」
「その時に使うのが『ＣＴＲＬ＋Ｈ（置換）』ですよ。また、やってみてください。」
「はい、『ＣＴＲＬ＋Ｈ（置換）』っと。あっさっきの検索と同じウィンドウが出てきましたね。あれ、でもタブが『置換』になっているんですね。あっ、『検索する文字列』と『置換後の文字列』になってますね。なるほどここに入力すればいいんですね。」
「ええ、大分天魔さん慣れてきたみたいですね。では『検索する文字列』に『ウィーン』と、『置換後の文字列』に『天魔』と記載して下さい」
「はい、出来ました。」
「出来たら、『置換』を押してください。」
「はいっ。おお～確かに名前が『ウィーン』さんから『天魔』に変わりました。」
「でしょう。今は一個ずつ置換するのに『置換』を押しましたが、複数ある場合は『一括置換』を押したら一遍にやってくれますよ」
「いや、これだけ出来ると事務職の人も設計職の人も仕事が捗りますね。」
「ええ、これを知らないと、１時間で終わる作業が５時間でも８時間でもかかってしまう時がありますからね。知って入れば凄く便利に出来ますよ。」
お読み頂きありがとうございます。
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あと、ウィーンさんに質問したいこと、こんな作業しているけど時間がかかるなどありましたら、感想等に書いて質問してみて下さいね。もしかしたら、ウィーンさんが何か知っているかもしれません。この小技やショートカットキー便利だった。助かったってコメントもお待ちしております。
反応がないとこのネタをまたやっていいものか悩みますので、ご感想頂けると嬉しいです。
