管理会社事務所インタビュー録音記録
【令和六年度 伊佐鷺裏市役所 防犯推進課 調査報告書 No.B064-追補-01】
作成日：令和六年十月十九日
作成者：伊佐鷺裏市役所 防犯推進課 主任 A田B男
『管理会社事務所インタビュー録音記録』
調査日：令和六年十月十八日
調査者：伊佐鷺裏市役所防犯推進課 主任 A田B男
被調査者：管理会社事務員 C氏（女性、四十代）
***
【録音開始】
A：今回は三〇二号室の管理記録について詳しく伺いたいと思います。こちらの契約書類のファイルですが、三〇二号室の記録が一切見当たりません。何かご存じでしょうか？
C：（少し息をつき、言葉を選びながら）そうですね……うーん、正直に申し上げますと、私自身も詳しくは把握していなくて……。記憶では、三〇二号室の書類が他の部屋に比べてかなり少なかったように思います。ファイルが紛失してしまった可能性もありますが、それがいつ、どの段階で起きたのかは、正直わかりません。
A：なるほど。こちら、清掃記録のファイルを拝見していますが、三〇二号室の欄がほとんど空白です。定期的に提出されるはずの清掃報告が、数回しか残っていない状況ですね。
C：（困惑気味に）ああ……はい、その点についても私のほうでは正確な説明ができないのですが……。本来であれば清掃業者から毎月必ず報告が来るのですが、三〇二号室については何かしらの理由で報告がほとんどなくて……。私も何度か清掃業者に問い合わせたのですが、はっきりした返答はもらえませんでした。
A：（書類をめくりながら）修理履歴も確認していますが、こちらも三〇二号室だけ明らかに記録が少ないです。設備の点検や交換もほぼされていないように見えますね。
C：（視線を落としながら、ゆっくり）そうなんです……。修理や点検も、通常は何かあれば記録に残るはずなのに、三〇二号室だけがこのように空白だというのは私も非常に気になっています。何か特別な事情があったのかもしれませんが……正直、管理会社内部でも詳しいことはわからないのが現状です。
A：契約の状況はどうなっているのでしょうか。契約は継続中でしょうか？
C：（一呼吸置いて）契約自体は継続しているはずです。書類上は解約されていません。ただ、連絡先が変更されていたり、更新の手続きがうまく行われていなかった可能性があります。そこも調べたのですが、連絡がつかない状態が続いています。
A：これらの記録の欠落は、防犯上も非常に問題です。管理体制の改善が求められると思いますが、何か対策案はありますか？
C：（深く息をつきながら）ええ、私もそう感じています……。今後は、管理会社としての責任を果たすため、記録管理を徹底し、欠落部分の調査も強化していく必要があると考えています。ただ、現状の体制では限界があり、社内の管理システムの見直しも避けられないと思います。申し訳ございません……。
A：ありがとうございます。ご協力感謝します。
【録音終了】
***
『調査官所見』
三〇二号室に関する管理会社の書類及び記録に大きな欠落が認められる。
清掃及び修理記録の著しい不足は、物件管理の不備を示しており、速やかな是正措置を強く要請する。
