ビジネス文書の書き方

作者：蟷螂

文書の役割

1.事実・情報を正確に伝える

文書は事実や情報を正確に伝える目的がある。口頭では記憶があいまいとなり、複数人だと伝言ゲームで不確かな内容になっていく。文書は物事を正確に多くの人に伝えられる最良の手段である。

2. 相手に目的を伝える

日記は別として文書は読んでもらった人に自分の目的を伝え行動してもらうものである。ゆえに文書の目的を正確に伝える必要がある。

3. 事実・情報の記録

文書は事実・情報を記録する。口頭ではそのうち記憶があやふやとなり目的や情報がいつの間にか変わってしまう恐れがある。正確に事実・情報を記録しておけば何年たっても相手が間違えることはなく伝わる。

4. 事実と意見は分ける

事実と意見は分けて書く。分けて書かないと自分の意見が事実と誤認されてしまい、あらぬトラブルを生むことがある。 SNSではこれをわざとする人がいるので注意。

どう書くか

1.正確・簡潔

文書は情報や内容が正確であること、誰が読んでも一目で分かるものでないといけない。そのため文章は論理性があり簡潔なものとする必要がある。

2.理解しやすい

文書はその目的がすぐに分かるように読み手に理解できる内容でないと意味がない。誰が読んでも分かるようにすること。

3. トレンドを意識する

良い文書を作っても作成に時間がかかり情報が古くなったり、タイミングを逃すと書いた意味がなくなる。書くときはタイミングから逆算して計画的に書いて、機を逃さないようにする。

書き方

1. 目的を決める

書く目的(相手に何をしたもらいたいか)をあらかじめ決めておく。目的によって書き方は違ってくる。自分が何を言いたいかも理解せず書くと相手はもっと理解できないことになる。

2.読み手のことを考える

目的が決まったら相手の理解度を想定し、事実・情報、目的が正確に伝わるようにする。そして相手が興味を持ってくれるようにこれが必要な情報であるとわかるように書かないといけない

3. 材料と整理

目的が伝わる文書のためにも、説得力のある材料を集める。そして集めた材料の内容を吟味して相手が理解できるように取捨選択、整理していく。そして書く順序を考えていく。

書く時の注意点

1. 文章はなるべく短く書く

文書を理解しやすくするためには文章を短く簡潔に書くこと。長々と書くと相手が理解できなくなり情報が正確に伝わらない。

2. 目的をはっきりと見出しに書く

見出しに目的を書くことで、相手は目的を意識しながら読むことができる。

3. 文章の構成を考える

①主語述語の関係をはっきり書く。

主語述語以外の形容詞や目的語が増えると読みづらく相手に目的が理解しづらくなる。

② 5W1Hを意識する。

いつ・どこで・誰が・何を・どのように・なぜを意識して書かないと必要の情報が相手に伝わらず、誤解をまねく事がある。これが意識されているかどうかでだいぶ違う。

③結論を最初に書く

相手に目的を理解してもらうためにも結論は最初に書き、それから結論の論拠・説明を述べると相手に伝わりやすい。

④ 目的から外れる話は書かない

目的外の事を書くと相手は一体何が目的か理解しづらくなる。読み返して目的と関係ない文章は削除する。

⑤要点は箇条書きに

文章が複雑になりそうならば箇条書きにしてみる。

そのほか

1. むつかしい言葉を避ける。

相手が理解できない専門用語、漢字、略語などの言葉を避け、誰でも理解できる言葉に言い換える。

2. あいまいな表現は避ける

文書の目的が相手に伝わるように複数の意味に捉えられる言葉は避けて一元的に伝わるように書く。

意図的にあいまいな表現をする人は騙そうとしているので注意。

3. 言葉の統一

同じ意味の言葉「成果・実績・結果」など複数書くと理解が妨げられるので言葉は統一して書く。

4. 口語で書かない

文書は基本文語(書き言葉) であり、口語 (話し言葉)とは違うので相手とのやり取りを再現する等以外は口語は使わない。

最後に添削する

・書き洩らしはないか

・あいまいな言葉・表現を使っていないか

・見出しと文書が合致しているか

・脱線している文章がないか

・誤字・脱字がないか

・相手に通じない言葉は使っていないか

・失礼な表現はしていないか

以上